Stabilește mai întâi ce trebuie să primească contabilul
Contabilul poate avea nevoie de explicația furnizorului pe lângă factură. Întreabă dacă documentul și nota ta sunt suficiente sau dacă trebuie să citească un anumit e-mail original. Alege formatul în funcție de răspuns.
PDF-ul conține documentul, iar EML-ul un e-mail salvat. Sunt fișiere diferite: schimbarea extensiei din .eml în .pdf nu transformă un e-mail într-o factură.
| Ce îi trebuie destinatarului | Ce să trimiți | Ce să verifici |
|---|---|---|
| Factura și o explicație privind comanda de care aparține | Un PDF lizibil și o notă scurtă într-un e-mail nou | Nota conține informația necesară, iar PDF-ul este documentul corect. |
| Să citească un anumit mesaj original al furnizorului | Mesajul descărcat ca EML, după ce ați convenit | Destinatarul are un instrument aprobat pentru a deschide fișierul; poți partaja conținutul mesajului. |
| Mesajul original și factura propriu-zisă | Un EML și un PDF separat, după ce ați convenit | Destinatarul poate accesa ambele fișiere; nu te bazezi pe faptul că va găsi factura în EML. |
Sursa pentru această secțiune: Google: descărcarea și trimiterea e-mailurilor ca atașamente
Exemplu ipotetic: furnizorul explică într-un e-mail că factura se referă la a doua parte a comenzii. Dacă pentru contabil este suficientă această informație, o poți scrie într-o notă alături de PDF. Dacă vrea să citească explicația în mesajul original, conveniți să trimiți un EML.
Cum descarci mesajul ales din Gmail
Folosește Gmail pe un computer și urmează procedura documentată de Google. Deschide e-mailul exact pe care vrei să îl trimiți și folosește meniul de opțiuni al acelui mesaj. Dacă firul conține mai multe răspunsuri, verifică textul pentru a te asigura că ai deschis mesajul corect.
- Deschide Gmail în browser pe computer și apoi mesajul cu explicația necesară pentru factură.
- Deschide meniul de opțiuni al mesajului și alege Descarcă mesajul. Aceasta este denumirea din ajutorul Google în română; aspectul meniului poate varia.
- Găsește fișierul EML descărcat în locul în care browserul salvează fișierele. Înainte să îl atașezi unui e-mail nou, verifică-i conținutul după pașii de mai jos.
Sursa pentru această secțiune: Google: descărcarea și trimiterea e-mailurilor ca atașamente
Google oferă și Redirecționează ca atașament. Aici descarci mai întâi fișierul, ca să îl poți examina înainte de trimitere. Pentru o redirecționare obișnuită, folosește ghidul separat despre redirecționarea unui anumit mesaj Gmail.
Deschide EML-ul și verifică-i conținutul
Potrivit Google, ai nevoie de o aplicație de e-mail pentru computer ca să deschizi un EML descărcat. Întreabă contabilul dacă instrumentul său aprobat deschide acest format. Extensia .eml, singură, nu garantează că fișierul va putea fi folosit în programul lui.
Dacă ai un instrument potrivit, deschide fișierul descărcat pe computerul tău. Verifică dacă este mesajul corect și citește textul, inclusiv răspunsurile citate. Chiar și un singur mesaj ales poate conține conversații anterioare.
Sursa pentru această secțiune: Google: descărcarea și trimiterea e-mailurilor ca atașamente
Nu presupune că e-mailul descărcat conține toate fișierele sau tot ce vezi în Gmail. Examinează EML-ul concret. Dacă nu îl poți deschide sau nu poți separa în siguranță conținutul inutil, conveniți asupra unui PDF cu o notă sau cere furnizorului un mesaj nou, separat.
Atașează fișierul verificat unui e-mail nou
Creează un mesaj nou în Gmail, introdu adresa destinatarului și folosește butonul pentru atașarea fișierelor ca să selectezi EML-ul verificat. Explică în corpul e-mailului de ce incluzi mesajul original. Dacă ați convenit și asupra unei facturi separate, atașează PDF-ul acesteia.
Înainte de trimitere, verifică adresele complete ale destinatarilor și fișierele atașate. Adaptează exemplul de mai jos la comanda reală și atașează numai fișierele pe care le menționezi.
Copiază textul în corpul e-mailului. Adaptează descrierea comenzii și lista fișierelor la ceea ce trimiți efectiv.
Sursa pentru această secțiune: Google: descărcarea și trimiterea e-mailurilor ca atașamente
Predarea este încheiată când destinatarul poate deschide documentul necesar și explicația convenită. Dacă nu poate folosi EML-ul, stabiliți să trimiți un PDF cu o notă sau un mesaj separat al furnizorului. Pentru probleme de dimensiune, consultă ghidul despre atașamente mari în Gmail.
Când ai nevoie de o alternativă la EML
EML-ul oferă context, nu o dovadă de autenticitate. Google avertizează că scanarea unui atașament EML nu confirmă că expeditorul indicat a trimis efectiv e-mailul. Dacă mesajul este suspect, verifică-l cu furnizorul printr-un contact pe care îl cunoști deja; nu dezactiva protecțiile pentru a deschide fișierul.
Modul confidențial poate împiedica copierea sau descărcarea textului și a atașamentelor. Dacă nu poți descărca mesajul, cere expeditorului o copie pe care ai permisiunea să o folosești și să o partajezi, sau conveniți asupra altei metode de predare.
Dacă nu poți partaja EML-ul în siguranță sau destinatarul nu îl poate deschide, revino la ce îi trebuie: un PDF separat cu o explicație sau un mesaj nou al furnizorului.
Sursa pentru această secțiune: Google: deschiderea și descărcarea atașamentelor și limitările EML