Aftal først, hvad bogholderen skal modtage
Bogholderen kan have brug for leverandørens forklaring ud over fakturaen. Spørg, om bilaget og din note er nok, eller om en bestemt oprindelig mail skal læses. Vælg format ud fra svaret.
En PDF indeholder bilaget, en EML en gemt mail. Det er forskellige filer: at ændre filendelsen fra .eml til .pdf gør ikke en mail til en faktura.
| Hvad modtageren har brug for | Hvad du sender | Hvad du kontrollerer |
|---|---|---|
| Fakturaen og en forklaring på, hvilken bestilling den vedrører | En læsbar PDF og en kort note i en ny mail | Noten indeholder den nødvendige oplysning, og PDF'en er det rigtige bilag. |
| At læse en bestemt oprindelig besked fra leverandøren | Den downloadede besked som EML efter aftale | Modtageren har et godkendt værktøj til at åbne filen; du må dele beskedens indhold. |
| Den oprindelige besked og selve fakturaen | En EML og en separat PDF efter aftale | Modtageren har adgang til begge filer; du er ikke afhængig af, at fakturaen findes inde i EML-filen. |
Kilde til dette afsnit: Google: download og send mails som vedhæftninger
Tænkt eksempel: leverandøren forklarer i en mail, at fakturaen gælder anden del af bestillingen. Hvis bogholderen kun har brug for den oplysning, kan du skrive den i en note til PDF'en. Hvis bogholderen vil læse forklaringen i den oprindelige besked, aftaler I at sende en EML.
Sådan downloader du den valgte besked fra Gmail
Brug Gmail på en computer, og følg Googles dokumenterede vejledning. Åbn den konkrete mail, du vil videregive, og brug netop den beskeds menu med valgmuligheder. Hvis tråden indeholder flere svar, skal du kontrollere indholdet for at sikre, at du har åbnet den rigtige besked.
- Åbn Gmail i en browser på computeren, og åbn beskeden med den nødvendige forklaring til fakturaen.
- Åbn beskedens menu med valgmuligheder, og vælg Download meddelelse. Det er betegnelsen i Googles danske hjælp; menuen kan se anderledes ud.
- Find den downloadede EML-fil der, hvor browseren gemmer filer. Kontrollér indholdet som beskrevet nedenfor, før du vedhæfter den i en ny mail.
Kilde til dette afsnit: Google: download og send mails som vedhæftninger
Google tilbyder også Videresend som vedhæftet fil. Her downloader du først filen, så du kan gennemgå den inden afsendelse. Til almindelig videresendelse kan du bruge den særskilte vejledning om at videresende én bestemt Gmail-besked.
Åbn EML-filen, og kontrollér indholdet
Ifølge Google skal du bruge et mailprogram på computeren for at åbne en downloadet EML. Spørg bogholderen, om det godkendte værktøj kan åbne formatet. Filendelsen .eml alene garanterer ikke, at filen kan bruges i programmet.
Hvis du har et egnet værktøj, skal du åbne filen på din computer. Kontrollér, at det er den rigtige besked, og læs teksten, også citerede svar. Selv én valgt besked kan indeholde tidligere samtaler.
Kilde til dette afsnit: Google: download og send mails som vedhæftninger
Gå ikke ud fra, at den downloadede mail indeholder alle filer eller alt, hvad du ser i Gmail. Gennemgå den konkrete EML-fil. Hvis du ikke kan åbne den eller sikkert adskille unødvendigt indhold, skal I aftale en PDF med en note, eller du kan bede leverandøren om en ny, selvstændig besked.
Vedhæft den kontrollerede fil i en ny mail
Opret en ny besked i Gmail, indtast modtagerens adresse, og vælg den kontrollerede EML-fil med knappen til at vedhæfte filer. Forklar i mailens brødtekst, hvorfor du vedhæfter den oprindelige besked. Hvis I også har aftalt en separat faktura, skal du vedhæfte dens PDF.
Kontrollér modtagernes fulde adresser og de vedhæftede filer før afsendelse. Tilpas eksempelteksten nedenfor til den faktiske bestilling, og vedhæft kun de filer, du nævner.
Kopiér teksten til mailens brødtekst. Tilpas beskrivelsen af bestillingen og fillisten til det, du faktisk sender.
Kilde til dette afsnit: Google: download og send mails som vedhæftninger
Overdragelsen er færdig, når modtageren kan åbne det nødvendige bilag og den aftalte forklaring. Hvis EML-filen ikke kan bruges, skal I aftale en PDF med en note eller en selvstændig besked fra leverandøren. Ved problemer med størrelsen kan du bruge vejledningen om store Gmail-vedhæftninger.
Hvornår du har brug for et alternativ til EML
En EML giver sammenhæng, ikke bevis for ægthed. Google advarer om, at scanning af en EML-vedhæftning ikke bekræfter, at den angivne afsender faktisk sendte mailen. Hvis beskeden er mistænkelig, skal du kontrollere den hos leverandøren via en kontakt, du allerede kender; slå ikke beskyttelse fra for at åbne filen.
Fortrolig tilstand kan forhindre kopiering eller download af tekst og vedhæftninger. Hvis du ikke kan downloade beskeden, skal du bede afsenderen om en kopi, du har lov til at bruge og dele, eller aftale en anden måde at overdrage oplysningerne på.
Hvis du ikke kan dele EML-filen sikkert, eller modtageren ikke kan åbne den, skal I vende tilbage til behovet: en separat PDF med forklaring eller en ny besked fra leverandøren.
Kilde til dette afsnit: Google: åbn og download vedhæftninger samt begrænsninger for EML