Der Vormonat ist nicht immer die richtige Vorlage

Im fiktiven Beispiel enthält die Septemberrechnung die laufende Wartung der bisherigen Website und eine einmalige Seitenüberarbeitung, die bereits geliefert und berechnet wurde. Danach bestätigt der Kunde die Wartung einer weiteren Website ab Oktober. Die Septemberrechnung ist also eine Orientierung, keine fertige Oktoberrechnung: Sie enthält abgeschlossene Arbeit und noch nicht die neu vereinbarte Leistung.

Halten Sie für jeden laufenden Kunden die aktuelle Vereinbarung fest: Was deckt der regelmäßige Preis ab, für welchen Zeitraum wird abgerechnet und wohin geht die Rechnung? Ergänzen Sie Änderungen und einmalige Arbeiten daneben. Ein eigenes System ist nicht nötig. Beim Kopieren sollten Sie nur nicht raten müssen, welche Positionen weiterlaufen.

Laufende Leistung, befristete Änderung und Zusatzauftrag trennen

Für den Oktoberentwurf behalten Sie die Wartung der bisherigen Website, entfernen die bereits berechnete Seitenüberarbeitung und ergänzen die weitere Website gemäß dem für Oktober bestätigten Umfang und Preis. Ist ein Teil der Leistung vorübergehend ausgesetzt, suchen Sie zunächst die Vereinbarung über Zeitraum und Preis heraus. Arbeit aus dem Entwurf zu entfernen sagt allein noch nichts über den anzupassenden Betrag.

Gehen Sie vor der nächsten Rechnung diese Fragen durch. Sie dienen nicht der automatischen Neuberechnung, sondern zeigen, was Sie mit dem Kunden noch bestätigen sollten.

  • Sind laufender Leistungsumfang und vereinbarter Preis unverändert?
  • Lief die Leistung während des gesamten Zeitraums oder war eine Pause vereinbart?
  • Gehört ein einmaliger Zusatz nur auf diese Rechnung?
  • Ab welchem Zeitraum gilt eine vereinbarte Änderung?
  • Nutzt der Kunde weiterhin denselben Rechnungskontakt oder dasselbe Portal?

Festhalten, ab wann eine Änderung gilt

Eine fertige Notiz zum Beispiel könnte lauten: „Oktober: Wartung der bisherigen und der zusätzlichen Website gemäß bestätigtem Umfang und Preis. Einmalige Seitenüberarbeitung im September berechnet — nicht wiederholen. Zusätzliche Website ab Oktober; frühere Zeiträume unverändert.“ Verlinken Sie in Ihrer eigenen Notiz die tatsächliche Kundenbestätigung. So erkennt Ihre Vertretung die Änderung gegenüber dem Vormonat und deren Grund.

Halten Sie ebenso fest, was für eine vorübergehende Pause vereinbart wurde. Weniger geleistete Stunden sagen allein noch nicht, welcher Betrag der Absprache entspricht. Ist der Preis offen, klären Sie ihn vor dem Rechnungsversand mit der für die Zusammenarbeit zuständigen Person.

Bewahren Sie nach dem Versand die tatsächlich verschickte Rechnung und den aktuellen Rechnungskontakt oder das Portal beim Projekt auf. Im Oktoberbeispiel ist die Wartung beider Websites die Grundlage für den nächsten Monat; die einmalige Septemberarbeit kehrt nicht zurück. Ihre Vertretung prüft neue Änderungen anhand der Notiz und Vereinbarung, statt aus dem vorigen PDF zu raten.