Auftraggeber und Rechnungsempfänger sind nicht immer dieselbe Person

Bei Ihrem ersten Projekt für ein kleines Unternehmen bestätigt der Inhaber das Angebot, das Marketing prüft das Ergebnis. Nach dem Rechnungsversand fragt die Buchhaltung nach einer Projektreferenz und der Person, die die Leistung bestätigt. Jeder kennt einen Teil des Projekts, aber niemand hat das vollständige Bild.

Klären Sie das nicht erst am Tag der Rechnungsstellung. Fragen Sie Ihre Ansprechperson nach der Einigung über den Leistungsumfang, wie es im Unternehmen weitergeht. Ein zusätzliches Formular brauchen Sie dafür nicht. Eine kurze Nachricht, die Sie beim Projekt speichern, genügt.

Fünf Fragen an die richtigen Personen

Unterscheiden Sie zwischen Bestätigung der Leistung, Preisabstimmung und Rechnungseingang. Alles kann bei einer Person liegen, aber auch bei drei verschiedenen. Fragen Sie nach dem tatsächlichen Ablauf dieses Kunden, statt die Absprachen aus dem vorigen Projekt zu übernehmen.

  • Wer bestätigt, dass das Ergebnis der Vereinbarung entspricht?
  • Wer bespricht Änderungen an Leistungsumfang oder Preis?
  • Auf welches Unternehmen soll die Rechnung ausgestellt werden?
  • An welche E-Mail-Adresse oder über welches Portal geht sie?
  • Mit welcher internen Referenz ordnet der Kunde das Projekt zu?

Schicken Sie eine Zusammenfassung statt eines leeren Fragebogens

Je mehr bekannte Angaben Sie eintragen, desto leichter fällt die Antwort. Nennen Sie den vereinbarten Umfang und bekannte Kontakte. Bitten Sie dann um Bestätigung der noch unsicheren Punkte. Zum Beispiel:

Markieren Sie den Text, kopieren Sie ihn in eine E-Mail und ergänzen Sie die Angaben in eckigen Klammern.

Rechnung erhalten heißt nicht Leistung bestätigt oder bezahlt

Vergleichen Sie die erste Rechnung vor dem Versand mit der letzten Vereinbarung, nicht nur mit dem ursprünglichen Angebot. Wurde im Projekt etwas ergänzt, sollten Sie auch den dafür vereinbarten Preis finden können. Verschicken Sie das Dokument anschließend auf dem gewünschten Weg und prüfen Sie bei neuen Kontakten, ob es angekommen ist.

„Ist angekommen“ bestätigt den Dokumenteneingang. Daraus folgt nicht automatisch, dass der Kunde die Leistung bestätigt, intern freigegeben oder bezahlt hat. Halten Sie diese Schritte getrennt fest. Kommt die Rechnung zurück, klären Sie den Grund: Eine falsche Adresse verlangt eine andere Antwort als eine Rückfrage zum Preis.

Speichern Sie die bestätigten Angaben beim Kunden für das nächste Projekt. HeyRup kümmert sich um eingehende E-Mail-PDFs; Ihre Ausgangsrechnungen verwalten Sie weiterhin im dafür genutzten Kundensystem. So müssen Sie dieselbe Abstimmung beim nächsten Auftrag nicht wieder von vorn beginnen.