Človek, ktorý zadal prácu, nemusí preberať faktúru

Pri prvej zákazke pre menšiu firmu majiteľ odsúhlasí ponuku, marketing pripomienkuje výstup a po odoslaní faktúry sa ozve účtovníčka: chýba jej referencia projektu a nevie, kto má prácu potvrdiť. Každý pozná inú časť spolupráce, no nikto nemá úplný prehľad.

Vhodný čas na dohodu nie je až v deň fakturácie. Keď je zadanie potvrdené, opýtajte sa svojho kontaktu, ako u nich odovzdávanie funguje. Nemusíte vytvárať nový formulár. Stačí krátka správa, ktorú neskôr nájdete pri zákazke.

Päť otázok pre konkrétnych ľudí

Oddeľte potvrdenie práce, dohodu o cene a prevzatie dokumentu. Vo firme ich môže riešiť jeden človek, ale aj traja rôzni ľudia. Zaujímajte sa o skutočný postup klienta, nie o to, ako ste fakturovali predchádzajúcu zákazku.

  • Kto potvrdí, že výstup bol odovzdaný podľa dohody?
  • S kým vyriešite prípadnú zmenu rozsahu alebo ceny?
  • Ktorému subjektu máte faktúru vystaviť?
  • Na aký e-mail alebo do ktorého portálu ju máte doručiť?
  • Akú internú referenciu potrebuje klient na priradenie zákazky?

Pošlite vlastné zhrnutie, nie prázdny dotazník

Čím viac údajov už máte, tým jednoduchšie klient odpovie. Do správy vložte dohodnutý rozsah a známe kontakty a nechajte potvrdiť iba nejasnosti. Môže vyzerať takto:

Označte text, skopírujte ho do e-mailu a doplňte údaje v hranatých zátvorkách.

Potvrdenie prijatia neznamená potvrdenie práce ani platbu

Pred prvým odoslaním porovnajte faktúru s poslednou dohodou, nie iba s pôvodnou ponukou. Ak počas práce pribudol ďalší výstup, musí byť dohľadateľná aj dohoda o jeho cene. Potom dokument pošlite určeným spôsobom; pri novom kontakte overte, či skutočne dorazil.

Správa „máme ju“ znamená prevzatie dokumentu. Automaticky nehovorí, že klient potvrdil výstup, dokončil interné schvaľovanie alebo zaplatil. Tieto stavy si poznačte oddelene. Ak klient faktúru vráti, zistite konkrétny dôvod — nesprávnu adresu vyriešite inak než nejasnú cenu.

Potvrdené údaje nechajte pri klientovi aj na ďalšiu zákazku. HeyRup rieši prichádzajúce PDF z e-mailu; prehľad vlastnej vystavenej fakturácie patrí tam, kde už spravujete klientov. Zmyslom je nezačínať nabudúce s rovnakou dohodou odznova.