Člověk, který zadal práci, nemusí přebírat fakturu

Představte si první zakázku pro menší firmu. Majitel odsouhlasí nabídku, marketing připomínkuje výstup a po odeslání faktury se ozve účetní: chybí jí reference projektu a vůbec neví, kdo má práci potvrdit. Každý zná jinou část spolupráce, ale nikdo nemá celý přehled.

Vhodná chvíle na domluvu není až den fakturace. Jakmile je potvrzené zadání, zeptejte se svého kontaktu, jak u nich předání funguje. Nemusíte z toho dělat nový formulář. Stačí krátká zpráva, kterou později najdete u zakázky.

Pět otázek, které mají konkrétního adresáta

Oddělte potvrzení práce, domluvu o ceně a převzetí dokumentu. Ve firmě je může řešit stejný člověk, ale také tři různí lidé. Zajímejte se o skutečný postup klienta, ne o to, jak jste fakturovali předchozí zakázku.

  • Kdo potvrdí, že je výstup odevzdaný podle dohody?
  • S kým vyřešíte případnou změnu rozsahu nebo ceny?
  • Kterému subjektu máte fakturu vystavit?
  • Na jaký e-mail nebo do kterého portálu ji máte doručit?
  • Jakou interní referenci potřebuje klient k přiřazení zakázky?

Pošlete vlastní shrnutí, ne prázdný dotazník

Čím víc údajů už máte, tím snáz klient odpoví. Vložte do zprávy domluvený rozsah a známé kontakty a nechte potvrdit jen nejasnosti. Může to vypadat takto:

Označte text, zkopírujte ho do e-mailu a doplňte údaje v hranatých závorkách.

Potvrzení příjmu není potvrzením práce ani platbou

Před prvním odesláním porovnejte fakturu s poslední dohodou, ne jen s původní nabídkou. Pokud během práce přibyl výstup, musí být dohledatelné i to, jak jste se domluvili na jeho ceně. Potom dokument pošlete určeným způsobem; u nového kontaktu si ověřte, že opravdu dorazil.

Zpráva „máme ji“ znamená převzetí dokumentu. Neříká automaticky, že klient potvrdil výstup, dokončil své schvalování nebo zaplatil. Tyto stavy si poznamenejte odděleně. A pokud klient pošle fakturu zpět, zjistěte konkrétní důvod — špatnou adresu vyřešíte jinak než nejasnost v ceně.

Potvrzené údaje nechte u klienta pro další zakázku. HeyRup řeší příchozí PDF z e-mailu; přehled vlastní vystavené fakturace patří tam, kde už spravujete klienty. Smyslem je příště neopakovat tutéž domluvu od začátku.