Na konci zakázky už původní nabídka nemusí stačit
Představte si tvorbu prezentace. Původní nabídka zahrnuje jednu verzi a připomínkové kolo. Během práce klient požádá také o kratší variantu pro obchodníky. Domluvíte se na doplnění, ale zpráva zůstane v chatu, zatímco nabídku máte v e-mailu. Při fakturaci se k oběma musíte vrátit, abyste vysvětlili rozdíl v ceně.
Nemusíte kvůli tomu zavádět nový projektový nástroj. Potřebujete jedno místo, odkud se dostanete k platné dohodě, potvrzeným změnám a odevzdaným souborům. Může to být poznámka u klienta nebo karta v systému, který už tým používá.
Takto může vypadat vyplněná karta
Následující příklad zachycuje zakázku na prezentaci. Do vlastní karty přidejte odkazy na konkrétní zprávy a verze souborů. Částky opisujte z dohody s klientem; karta žádnou cenu sama neurčuje.
| Co si uložit | Příklad z prezentace |
|---|---|
| Původní zadání | Prezentace pro vedení a jedno připomínkové kolo; odkaz na potvrzenou nabídku |
| Potvrzená změna | Navíc kratší verze pro obchodníky; odkaz na zprávu s odsouhlaseným doplatkem |
| Co ještě není domluvené | Klient zvažuje další jazyk; cena ani termín zatím nejsou potvrzené |
| Odevzdaná práce | Odkazy na hlavní prezentaci a obchodní verzi, včetně data předání |
| Podklad k fakturaci | Cena z nabídky a potvrzený doplatek; popis obou hotových výstupů |
Požadavek navíc ještě není potvrzená změna
Právě rozdíl mezi „klient se ptal“ a „domluvili jsme se“ se v dlouhých vláknech snadno ztratí. Pokud se někdo ptá na další jazykovou verzi, poznamenejte ji zatím mezi otevřené otázky. Do podkladu k fakturaci ji zařaďte až podle skutečné dohody, ne podle toho, že na ní kolega už začal pracovat.
Změnu zachyťte ve chvíli, kdy ji řešíte. Stačí napsat, co přibývá nebo odpadá, jaký to má dopad na cenu a termín a kde je potvrzení. Po hovoru pošlete stručné shrnutí účastníkům. Bez jejich reakce máte záznam svého porozumění, ne jistotu, že všichni věc chápou stejně.
Při fakturaci už jen porovnáváte, místo abyste pátrali
Vraťte se ke kartě, otevřete poslední dohodu a odevzdané výstupy. U každé fakturované položky byste měli umět ukázat, ke které práci patří a odkud vychází částka. V příkladu jsou to hlavní prezentace a potvrzená kratší verze; zvažovaný další jazyk zůstává stranou.
Po odeslání přidejte odkaz na fakturu a zprávu o předání. Přehled úhrad nemusíte kopírovat, pokud ho spolehlivě vedete jinde. Karta má usnadnit vysvětlení zakázky vám i kolegovi — ne vyrábět další místo, kde ručně udržujete stejná data.