Das ursprüngliche Angebot bildet nicht immer den letzten Stand ab
Ein Kunde bestellt eine Präsentation mit einer Korrekturrunde. Während der Arbeit wünscht er zusätzlich eine Kurzfassung für den Vertrieb. Sie vereinbaren die Ergänzung im Chat, während das Angebot in einer E-Mail liegt. Für die Rechnung müssen Sie später beides wiederfinden, um den Preisunterschied zu erklären.
Dafür brauchen Sie keine neue Projektsoftware. Ein Ort mit Links zur aktuellen Vereinbarung, bestätigten Änderungen und gelieferten Dateien genügt. Das kann eine Kundennotiz oder eine Karte in dem System sein, das Ihr Team bereits verwendet.
So kann eine ausgefüllte Projektnotiz aussehen
Das folgende Beispiel zeigt einen Präsentationsauftrag. Ergänzen Sie in Ihrer eigenen Projektnotiz Links zu konkreten Nachrichten und Dateiversionen. Übernehmen Sie die Beträge aus der Vereinbarung mit dem Kunden; die Notiz selbst legt keinen Preis fest.
| Was festhalten? | Beispiel Präsentation |
|---|---|
| Ursprünglicher Umfang | Präsentation für die Geschäftsführung und eine Korrekturrunde; Link zum bestätigten Angebot |
| Vereinbarte Änderung | Zusätzliche Kurzfassung für den Vertrieb; Link zur Bestätigung des Aufpreises |
| Noch offen | Kunde erwägt eine weitere Sprache; Preis und Termin sind noch nicht vereinbart |
| Gelieferte Arbeit | Links zur Hauptpräsentation und Vertriebsfassung mit Lieferdaten |
| Grundlage der Rechnung | Angebotspreis plus vereinbarter Aufpreis; Beschreibung beider fertigen Ergebnisse |
Ein zusätzlicher Wunsch ist noch keine vereinbarte Änderung
In langen Nachrichtenverläufen verschwimmt leicht der Unterschied zwischen „Der Kunde hat gefragt“ und „Wir haben es vereinbart“. Fragt jemand nach einer weiteren Sprachfassung, halten Sie dies zunächst als offenen Punkt fest. In die Rechnungsgrundlage gehört sie gemäß der tatsächlichen Absprache, nicht allein deshalb, weil ein Kollege schon daran arbeitet.
Notieren Sie die Änderung während der Abstimmung: Was kommt hinzu oder entfällt, was ändert sich an Preis und Termin und wo liegt die Bestätigung? Schicken Sie nach einem Gespräch eine kurze Zusammenfassung an die Beteiligten. Bis diese antworten, dokumentieren Sie damit Ihr Verständnis, aber noch keinen von allen bestätigten Stand.
Bei der Rechnungsstellung vergleichen statt rekonstruieren
Öffnen Sie die letzte Vereinbarung und die gelieferten Arbeiten anhand der Projektnotiz. Zu jeder Rechnungsposition sollten Sie zeigen können, welche Leistung und welche Preisabsprache dahinterstehen. Im Beispiel sind das die Hauptpräsentation und die vereinbarte Kurzfassung. Die mögliche zusätzliche Sprache bleibt außen vor.
Ergänzen Sie nach dem Versand den Link zur Rechnung und zur Versandnachricht. Führen Sie die Zahlungsübersicht nicht doppelt, wenn sie anderswo bereits zuverlässig gepflegt wird. Die Notiz soll Ihnen und Kollegen helfen, das Projekt zu erklären, statt dieselben Daten an einer weiteren Stelle von Hand zu pflegen.