Ursprungsofferten berättar inte alltid hela historien
En kund beställer en presentation med en återkopplingsrunda. Under arbetet vill kunden även ha en kortare version för säljteamet. Ni kommer överens om tillägget i chatten, medan offerten ligger i mejlen. Vid faktureringen måste du hitta båda för att förklara prisskillnaden.
Det behövs inget nytt projektverktyg. Du behöver en plats med länkar till den aktuella överenskommelsen, godkända ändringar och levererade filer. Det kan vara en kundanteckning eller ett kort i systemet som teamet redan använder.
Så kan ett ifyllt projektunderlag se ut
Följande exempel visar ett presentationsuppdrag. Lägg till länkar till konkreta meddelanden och filversioner i din egen projektanteckning. Hämta beloppen från överenskommelsen med kunden; anteckningen i sig fastställer inget pris.
| Vad ska sparas? | Exempel med presentation |
|---|---|
| Ursprunglig omfattning | Presentation för ledningen och en återkopplingsrunda; länk till godkänd offert |
| Överenskommen ändring | Extra kortversion för säljteamet; länk till meddelandet som godkänner tilläggspriset |
| Ännu inte bestämt | Kunden överväger ytterligare ett språk; pris och tidplan är inte överenskomna |
| Levererat arbete | Länkar till huvudpresentation och säljversion med leveransdatum |
| Grund för fakturering | Offertpris plus överenskommet tillägg; beskrivning av båda färdiga resultaten |
En extra önskan är inte en överenskommen ändring
Skillnaden mellan ”kunden frågade” och ”vi kom överens” försvinner lätt i en lång tråd. Frågar någon om ännu en språkversion, skriv upp den som en öppen fråga tills vidare. Ta med den i fakturaunderlaget enligt den faktiska överenskommelsen, inte bara för att en kollega har börjat arbeta.
Anteckna ändringen medan ni diskuterar den: vad tillkommer eller tas bort, hur påverkas pris och tidplan och var finns godkännandet? Skicka en kort sammanfattning till deltagarna efter ett samtal. Innan de svarar har du dokumenterat din uppfattning, men vet inte säkert att alla delar den.
Jämför vid faktureringen i stället för att börja leta på nytt
Öppna den senaste överenskommelsen och det levererade arbetet via projektanteckningen. För varje fakturarad ska du kunna visa vad den avser och varifrån beloppet kommer. I exemplet gäller det huvudpresentationen och den avtalade kortversionen; det möjliga extra språket lämnas utanför.
Lägg efter utskick till en länk till fakturan och mejlet den skickades med. För inte dubbla betalningslistor om du redan har en tillförlitlig uppföljning någon annanstans. Anteckningen ska hjälpa dig och en kollega att förklara projektet, inte bli ännu en plats där samma uppgifter uppdateras för hand.