El presupuesto inicial puede no contar toda la historia
Pongamos una presentación. El presupuesto incluye una versión y una ronda de comentarios. Durante el proyecto, el cliente pide otra más corta para el equipo comercial. Acordáis añadirla, pero la conversación queda en el chat y el presupuesto en el correo. Al facturar, tienes que recuperar ambos para explicar la diferencia de precio.
No necesitas un nuevo programa de proyectos. Necesitas un lugar con enlaces al acuerdo vigente, los cambios aprobados y los archivos entregados. Puede ser una nota del cliente o una tarjeta en la herramienta que ya usa el equipo.
Cómo puede quedar una ficha de proyecto rellenada
El ejemplo sigue el proyecto de la presentación. Añade a tu propia ficha enlaces a los mensajes y las versiones concretas de los archivos. Copia los precios del acuerdo con el cliente: la ficha no los decide por ti.
| Qué guardar | Ejemplo de la presentación |
|---|---|
| Alcance inicial | Presentación para dirección y una ronda de comentarios; enlace al presupuesto aceptado |
| Cambio acordado | Versión corta adicional para el equipo comercial; enlace al mensaje que aprueba el importe extra |
| Aún por decidir | El cliente valora otro idioma; precio y plazo sin acordar |
| Trabajo entregado | Enlaces a la presentación principal y la versión comercial, con fechas de entrega |
| Base para facturar | Precio presupuestado más el extra acordado; descripción de ambos trabajos terminados |
Una petición adicional todavía no es un cambio acordado
En una conversación larga es fácil perder la diferencia entre «el cliente lo pidió» y «lo acordamos». Si pregunta por otra versión de idioma, anótala por ahora como cuestión abierta. Inclúyela en la información de facturación según el acuerdo real, no solo porque un compañero haya empezado a trabajar en ella.
Registra el cambio mientras lo habláis: qué se añade o se retira, cómo afecta al precio y al plazo y dónde consta la aprobación. Tras una llamada, envía un resumen breve a los participantes. Hasta que respondan, tendrás constancia de tu interpretación, no la certeza de que todos la comparten.
Al facturar, compara en lugar de reconstruir
Vuelve a la ficha y abre el último acuerdo junto al trabajo entregado. De cada concepto deberías poder explicar qué cubre y de dónde sale el importe. En este ejemplo son la presentación principal y la versión corta acordada; el posible idioma adicional queda fuera.
Después del envío, añade el enlace a la factura y al mensaje con el que la entregaste. No dupliques el seguimiento de pagos si ya lo llevas bien en otro lugar. La ficha debe ayudaros a ti y a un compañero a explicar el proyecto, no crear otra tarea de actualizar los mismos datos a mano.