Alkuperäinen tarjous ei välttämättä enää kerro kaikkea
Otetaan esimerkiksi esityksen tekeminen. Tarjous sisältää yhden version ja palautekierroksen. Työn aikana asiakas pyytää lyhyempää versiota myyntitiimille. Sovitte lisäyksestä, mutta keskustelu jää chattiin ja tarjous sähköpostiin. Laskuttaessa molemmat pitää löytää, jotta hintaeron voi selittää.
Tähän ei tarvita uutta projektiohjelmistoa. Tarvitset yhden paikan, josta löytyvät linkit nykyiseen sopimukseen, hyväksyttyihin muutoksiin ja toimitettuihin tiedostoihin. Se voi olla asiakasmuistio tai kortti tiimin jo käyttämässä järjestelmässä.
Tältä täytetty projektikooste voi näyttää
Seuraava esimerkki kuvaa esityksen tekemistä asiakkaalle. Lisää omaan projektikoosteeseesi linkit tiettyihin viesteihin ja tiedostoversioihin. Kopioi summat asiakkaan kanssa tehdystä sopimuksesta; kooste ei itsessään määritä hintaa.
| Tallennettava tieto | Esitysesimerkki |
|---|---|
| Alkuperäinen sisältö | Esitys johdolle ja yksi palautekierros; linkki hyväksyttyyn tarjoukseen |
| Sovittu muutos | Lyhyt lisäversio myyntitiimille; linkki lisähinnan hyväksyvään viestiin |
| Vielä avoinna | Asiakas harkitsee uutta kieltä; hinnasta ja aikataulusta ei ole sovittu |
| Toimitettu työ | Linkit pääesitykseen ja myyntiversioon toimituspäivineen |
| Laskutuksen peruste | Tarjoushinta ja sovittu lisähinta; molempien valmiiden toimitusten kuvaus |
Lisäpyyntö ei vielä ole sovittu muutos
Pitkässä ketjussa ero ”asiakas kysyi” ja ”sovimme” katoaa helposti. Jos joku kysyy uudesta kieliversiosta, merkitse se toistaiseksi avoimeksi asiaksi. Ota se laskutustietoihin varsinaisen sopimuksen mukaan, älä vain siksi, että työkaveri on aloittanut työn.
Kirjaa muutos keskustelun aikana: mitä lisätään tai poistetaan, miten se vaikuttaa hintaan ja aikatauluun sekä mistä hyväksyntä löytyy. Lähetä puhelun jälkeen osallistujille lyhyt yhteenveto. Ennen vastausta sinulla on tallessa oma käsityksesi, ei varmuutta kaikkien yhteisestä tulkinnasta.
Vertaa laskuttaessa sen sijaan, että selvittäisit kaiken uudelleen
Palaa koosteeseen ja avaa viimeisin sopimus toimitetun työn rinnalle. Jokaisesta laskurivistä pitäisi pystyä osoittamaan, mitä se kattaa ja mistä summa tulee. Tässä esimerkissä mukana ovat pääesitys ja sovittu lyhyt versio; mahdollinen lisäkieli jää pois.
Lisää lähettämisen jälkeen linkki laskuun ja sen toimitusviestiin. Älä kopioi maksuseurantaa, jos ylläpidät sitä jo luotettavasti muualla. Koosteen pitää auttaa sinua ja työkaveria selittämään projekti, ei luoda uutta paikkaa samojen tietojen käsin päivittämiselle.