Työn tilaaja ei välttämättä käsittele laskuja

Kuvittele ensimmäinen projektisi pienyritykselle. Yrittäjä hyväksyy tarjouksen, markkinointi tarkistaa työn ja laskun lähettämisen jälkeen taloushallinto kysyy projektiviitettä sekä työn hyväksyjän nimeä. Jokainen tuntee osan projektista, mutta kokonaiskuva puuttuu.

Älä jätä tätä keskustelua laskutuspäivään. Kun työn laajuus on sovittu, kysy yhteyshenkilöltä, miten toimitus hoidetaan heidän yrityksessään. Uutta lomaketta ei tarvita. Projektin yhteyteen tallennettu lyhyt viesti riittää.

Viisi kysymystä oikeille henkilöille

Erottele työn hyväksyntä, hinnasta sopiminen ja asiakirjan vastaanotto. Niistä voi vastata yksi henkilö tai kolme eri ihmistä. Kysy tämän asiakkaan käytännöistä sen sijaan, että käyttäisit edellisen projektin järjestelyjä.

  • Kuka vahvistaa, että lopputulos vastaa sovittua?
  • Kenen kanssa sovitaan työn laajuuden tai hinnan muutoksista?
  • Minkä yrityksen nimiin lasku tehdään?
  • Mihin sähköpostiosoitteeseen tai portaaliin se toimitetaan?
  • Millä sisäisellä viitteellä asiakas tunnistaa projektin?

Lähetä tulkintasi sovitusta, älä tyhjää kyselyä

Mitä enemmän tietoja viestissä jo on, sitä helpompi siihen on vastata. Kirjoita sovittu työn sisältö ja tiedossa olevat yhteyshenkilöt. Pyydä sitten vahvistus epäselviin kohtiin. Esimerkiksi:

Valitse teksti, kopioi se sähköpostiin ja täytä tiedot hakasulkeisiin.

Laskun vastaanotto ei ole työn hyväksyntä eikä maksu

Vertaa ensimmäistä laskua ennen lähettämistä viimeisimpiin sopimuksiin, ei vain alkuperäiseen tarjoukseen. Jos projektiin lisättiin työtä, myös sen sovitun hinnan pitää löytyä. Lähetä sitten asiakirja pyydetyllä tavalla ja varmista uuden yhteyshenkilön kanssa, että se saapui.

”Saimme sen” vahvistaa asiakirjan vastaanoton. Se ei automaattisesti tarkoita, että asiakas hyväksyi työn, sisäinen hyväksyntä valmistui tai lasku maksettiin. Kirjaa nämä erikseen. Jos lasku palautuu, selvitä syy: väärä osoite vaatii eri vastauksen kuin hintaa koskeva kysymys.

Säilytä vahvistetut tiedot asiakkaan yhteydessä seuraavaa projektia varten. HeyRup käsittelee sähköpostiin saapuvia PDF-tiedostoja; omat myyntilaskusi kuuluvat järjestelmään, jossa jo hoidat asiakkaitasi. Tavoitteena on välttää saman keskustelun aloittaminen alusta seuraavalla kerralla.