Den som bestilte, håndterer ikke alltid fakturaene

I ditt første prosjekt for en liten bedrift godkjenner eieren tilbudet, mens markedsavdelingen vurderer resultatet. Etter at fakturaen er sendt, ber regnskap om en prosjektreferanse og navnet på den som godkjenner arbeidet. Alle kjenner sin del, men ingen har hele bildet.

Ikke vent med samtalen til faktureringsdagen. Når oppdragets omfang er avtalt, spør kontaktpersonen hvordan overleveringen fungerer hos kunden. Du trenger ikke et nytt skjema. En kort melding som lagres med prosjektet, holder.

Fem spørsmål til de rette personene

Skill mellom godkjenning av arbeid, avtale om pris og mottak av dokumentet. Én person kan gjøre alt, men det kan også være tre forskjellige. Spør hvordan denne kunden faktisk jobber, i stedet for å gjenbruke opplegget fra forrige prosjekt.

  • Hvem bekrefter at leveransen samsvarer med avtalen?
  • Hvem håndterer endringer i omfang eller pris?
  • Hvilket firma skal fakturaen utstedes til?
  • Til hvilken e-postadresse eller portal skal den sendes?
  • Hvilken intern referanse bruker kunden for prosjektet?

Send din oppsummering, ikke et tomt spørreskjema

Jo flere kjente opplysninger du fyller inn, desto lettere blir det å svare. Ta med avtalt arbeid og kjente kontaktpersoner, og be om bekreftelse på det som er usikkert. For eksempel:

Velg teksten, kopier den inn i en e-post og fyll inn detaljene i hakeparenteser.

Mottatt faktura betyr ikke godkjent arbeid eller betaling

Sammenlign første faktura med den nyeste avtalen før du sender, ikke bare det opprinnelige tilbudet. Har arbeid kommet til underveis, skal du også kunne finne den avtalte prisen for tillegget. Send deretter dokumentet på ønsket måte, og sjekk at det er kommet frem når kontakten er ny.

«Vi har fått den» bekrefter mottak av dokumentet. Det betyr ikke automatisk at kunden har godkjent arbeidet, fullført intern behandling eller betalt. Før disse stegene hver for seg. Kommer fakturaen tilbake, finn ut hvorfor: Feil adresse krever et annet svar enn et spørsmål om prisen.

Lagre de bekreftede opplysningene med kunden til neste prosjekt. HeyRup håndterer PDF-er som kommer på e-post; egne utgående fakturaer hører hjemme i systemet der du allerede følger opp kundene. Da slipper du å begynne den samme samtalen på nytt neste gang.