Quem encomenda o trabalho nem sempre trata das faturas

Imagine o primeiro projeto para uma pequena empresa. O responsável aprova o orçamento, o marketing revê o resultado e, depois de enviar a fatura, a contabilidade pede uma referência de projeto e o nome de quem aceita o trabalho. Cada pessoa conhece uma parte; ninguém tem o quadro completo.

Não deixe esta conversa para o dia da faturação. Quando o trabalho estiver definido, pergunte ao seu contacto como funciona a entrega na empresa. Não precisa de outro formulário: basta uma mensagem curta guardada com o projeto.

Cinco perguntas para as pessoas certas

Separe a aceitação do trabalho, o acordo sobre o preço e a receção do documento. Uma pessoa pode tratar de tudo ou podem intervir três pessoas diferentes. Pergunte pelo processo real deste cliente, em vez de repetir o que fez no projeto anterior.

  • Quem confirma que o trabalho entregue corresponde ao acordado?
  • Quem trata de alterações ao âmbito do trabalho ou ao preço?
  • A que entidade deve ser emitida a fatura?
  • Para que endereço de e-mail ou portal deve ser enviada?
  • Que referência interna usa o cliente para identificar o projeto?

Envie um resumo, não um questionário em branco

Quanto mais informação conhecida incluir, mais fácil será responder. Indique o trabalho acordado e os contactos identificados e peça confirmação dos pontos incertos. Por exemplo:

Selecione o texto, copie-o para um e-mail e preencha os dados entre parêntesis rectos.

Receber a fatura não significa aceitar o trabalho nem pagar

Antes do primeiro envio, compare a fatura com o acordo mais recente, não apenas com o orçamento inicial. Se foi acrescentado trabalho durante o projeto, também deve conseguir encontrar o preço acordado para esse extra. Envie depois o documento pelo canal pedido e, com um contacto novo, confirme que chegou.

«Já a recebemos» confirma a receção do documento. Não significa automaticamente que o cliente aceitou o trabalho, concluiu a aprovação interna ou pagou. Registe essas situações separadamente. Se a fatura voltar, procure o motivo: um endereço errado exige uma resposta diferente de uma dúvida sobre o preço.

Guarde os dados confirmados com o cliente para o projeto seguinte. O HeyRup trata os PDF recebidos no e-mail; as suas próprias faturas de venda ficam no sistema onde já gere os clientes. O objetivo é não recomeçar a mesma conversa do zero da próxima vez.