O mês anterior nem sempre é a referência certa

Neste exemplo fictício, a fatura de setembro inclui a manutenção do site original e uma atualização pontual de uma página, já entregue e faturada. Depois, o cliente confirma a manutenção de outro site a partir de outubro. A fatura de setembro serve de referência, não é uma fatura de outubro pronta: contém trabalho concluído e não inclui o novo serviço acordado.

Guarde o acordo atual de cada cliente recorrente: o que inclui o preço habitual, o período faturado e para onde enviar a fatura. Registe ao lado as alterações e os trabalhos pontuais. Não precisa de outro sistema; basta não ter de adivinhar que linhas continuam quando copia o documento.

Separe o serviço habitual, as alterações temporárias e os extras

Prepare o rascunho de outubro mantendo a manutenção do site original, retirando a atualização já faturada e acrescentando o outro site segundo o âmbito e o preço confirmados para outubro. Se parte do serviço estiver temporariamente suspensa, procure primeiro o acordo sobre o período e o preço abrangidos. Retirar trabalho do rascunho não determina, por si só, como ajustar o valor.

Antes de preparar a próxima fatura, passe por estas perguntas. Não são instruções para recalcular automaticamente o preço, mas ajudam a perceber o que deve confirmar com o cliente.

  • O âmbito recorrente e o preço acordado mantêm-se?
  • O serviço decorreu durante todo o período ou foi acordada uma pausa?
  • O extra pontual destina-se apenas a esta fatura?
  • A partir de que período se aplica a alteração acordada?
  • O cliente continua a usar o mesmo contacto ou portal de faturação?

Registe a partir de quando a alteração se aplica

Uma nota preenchida para o exemplo pode dizer: «Outubro: manutenção do site original e do adicional segundo âmbito e preço confirmados. Atualização pontual faturada em setembro — não repetir. Site adicional a partir de outubro; períodos anteriores sem alterações». No seu registo, inclua a confirmação real do cliente. Um colega verá o que mudou em relação ao mês anterior e porquê.

Registe da mesma forma o que foi combinado para uma pausa temporária. Ter trabalhado menos horas não determina, por si só, o valor que corresponde ao acordo. Se o preço continuar por esclarecer, resolva o assunto com quem gere o serviço antes de enviar a fatura.

Após o envio, guarde no projeto a fatura efetivamente enviada e o contacto ou portal de faturação atual. Neste exemplo de outubro, a manutenção dos dois sites é a base do mês seguinte; a atualização pontual de setembro não volta. Quem o substitui verifica novas alterações na nota e no acordo, em vez de as adivinhar pelo PDF anterior.