Experimente deixar um projeto avançar sem responder de memória

Imagine que um colega precisa de enviar uma fatura durante a sua ausência. Encontra o ficheiro, mas não sabe se o trabalho foi aceite, para onde deve enviá-lo ou porque ultrapassa o orçamento. Sem si, não consegue avançar, apesar de quase toda a informação existir algures na empresa.

Escolha um projeto corrente em curso e peça a um colega que o percorra enquanto ainda está disponível. Não deve enviar nem alterar nada. A tarefa é perceber a situação, encontrar a informação que a sustenta e explicar o que faria a seguir. Anote todas as perguntas que precisa de lhe fazer.

Resolva a falha concreta em vez de aumentar o manual

Se o preço não está claro, acrescente ao projeto uma ligação para o último acordo confirmado. Se um ficheiro entregue está inacessível no seu armazenamento pessoal, disponibilize uma cópia de trabalho no espaço autorizado da empresa. Se falta o destinatário da fatura, guarde o contacto confirmado na ficha do cliente.

Um guia longo sobre onde se guardam habitualmente os ficheiros não substitui o documento em falta num projeto concreto. Depois de resolver a falha, deixe o colega repetir o passo com a própria conta. Confirme o acesso atribuindo as permissões adequadas, não partilhando a sua palavra-passe.

Combine o que o colega pode fazer sozinho

Substituí-lo durante a ausência não significa assumir todas as decisões que toma. Separe o trabalho habitual das alterações que devem esperar. Um acordo curto pode cobrir estas três situações; escolha os limites reais para a sua empresa.

  • A informação e o destinatário estão confirmados: o colega pode concluir a entrega habitual como combinado.
  • O cliente pede uma alteração ao preço ou ao trabalho previsto: o colega regista a pergunta e passa-a à pessoa indicada.
  • A informação é contraditória ou falta uma aprovação: o colega regista a dúvida e deixa o assunto aberto, em vez de adivinhar.

Um segundo projeto mostra se resolveu mais do que uma exceção

Após o primeiro ensaio, dê ao colega um projeto diferente. Já deve saber onde encontrar o acordo, o trabalho entregue e os contactos. Se a mesma falha surgir novamente, melhore a forma habitual de guardar informação em vez de corrigir mais um documento isolado.

Antes de sair, faça uma lista curta do que pode surgir durante a semana, de quem assegura a substituição e do que deve esperar por si. No regresso, reveja o que ainda precisou da sua intervenção. O objetivo não é eliminar as perguntas, mas que o colega precise de si para uma decisão real, não para um endereço perdido no e-mail.