Låt ett projekt klara sig utan svar ur ditt minne

En kollega ska skicka en faktura medan du är borta. Filen går att hitta, men det framgår inte om arbetet är godkänt, vart fakturan ska eller varför beloppet är högre än offerten. Kollegan kommer inte vidare utan dig, trots att det mesta finns någonstans i företaget.

Välj ett vanligt pågående projekt och be en kollega gå igenom det medan du fortfarande är tillgänglig. Personen ska inte skicka eller ändra något, utan ta reda på läget, hitta tillhörande information och beskriva nästa steg. Anteckna varje fråga som kräver ett svar från dig.

Fyll den konkreta luckan i stället för att förlänga handboken

Är priset oklart, länka till den senaste bekräftade överenskommelsen från projektet. Ligger ett resultat otillgängligt i din privata lagring, ordna en åtkomlig arbetskopia i företagets godkända lagringsutrymme. Saknas fakturamottagaren, spara den bekräftade kontakten med kunden.

En lång guide till var filer vanligtvis finns ersätter inte en saknad fil i ett visst projekt. Låt kollegan upprepa steget med sitt eget konto när luckan är åtgärdad. Kontrollera åtkomst genom rätt behörigheter, inte genom att dela ditt lösenord.

Kom överens om vad kollegan får göra själv

Att täcka upp betyder inte att någon måste ta över alla dina beslut. Skilj rutinuppgifter från ändringar som ska vänta. En kort överenskommelse kan omfatta dessa tre situationer; bestäm de verkliga gränserna för ditt företag.

  • Bekräftade uppgifter och mottagare finns: kollegan kan slutföra den vanliga överlämningen enligt överenskommelsen.
  • Kunden begär ändrat pris eller omfattning: kollegan antecknar frågan och lämnar den till utsedd person.
  • Uppgifter motsäger varandra eller godkännande saknas: kollegan dokumenterar osäkerheten och lämnar frågan öppen i stället för att gissa.

Ett andra projekt visar om mer än ett undantag är löst

Ge kollegan ett annat projekt efter första försöket. Nu ska det vara tydligt var överenskommelse, levererat arbete och kontakter finns. Dyker samma lucka upp igen, förbättra det vanliga sättet att spara information i stället för att laga ännu ett enskilt dokument.

Skriv före avresan en kort lista över vad som troligen händer under veckan, vem som täcker upp och vad som ska vänta. Gå efter hemkomsten igenom vad som fortfarande krävde din hjälp. Målet är inte ett företag utan frågor, utan en kollega som behöver dig för ett verkligt beslut, inte för en adress som försvunnit i inkorgen.