Lad ét projekt gå videre uden svar fra hukommelsen

Forestil dig, at en kollega skal sende en faktura, mens du er væk. Filen er der, men kollegaen ved ikke, om arbejdet er godkendt, hvor fakturaen skal hen, eller hvorfor beløbet er højere end tilbuddet. Uden dig går det i stå, selv om de fleste oplysninger findes et sted i virksomheden.

Vælg et almindeligt igangværende projekt, og bed en kollega gennemgå det, mens du stadig er tilgængelig. Kollegaen skal hverken sende eller ændre noget. Opgaven er at finde den aktuelle status og dokumentationen og forklare næste skridt. Noter alle spørgsmål, der kræver svar fra dig.

Ret den konkrete mangel i stedet for at udvide manualen

Er prisen uklar, så link til den seneste bekræftede aftale fra projektet. Ligger en leverance utilgængeligt på dit personlige drev, så sørg for en tilgængelig arbejdskopi i virksomhedens godkendte lager. Mangler fakturamodtageren, så gem den bekræftede kontakt ved kunden.

En lang beskrivelse af, hvor filer normalt ligger, erstatter ikke en manglende fil i et bestemt projekt. Lad kollegaen gentage trinnet fra sin egen konto, når du har rettet manglen. Kontroller adgang ved at give passende rettigheder, ikke ved at dele din adgangskode.

Aftal, hvad kollegaen må gøre selv

At dække ind betyder ikke, at nogen skal overtage alle dine beslutninger. Skil rutinearbejde fra ændringer, som skal vente. En kort aftale kan dække disse tre situationer; vælg de faktiske grænser for din virksomhed.

  • Bekræftede oplysninger og modtager er på plads: Kollegaen kan gennemføre den almindelige aflevering som aftalt.
  • Kunden ønsker en ændring i pris eller omfang: Kollegaen noterer spørgsmålet og giver det videre til den udpegede person.
  • Oplysninger er modstridende, eller godkendelsen mangler: Kollegaen noterer usikkerheden og lader sagen stå åben frem for at gætte.

Et andet projekt viser, om du har løst mere end ét særtilfælde

Giv efter første prøve kollegaen et andet projekt. Nu bør vedkommende vide, hvor aftalen, det afleverede arbejde og kontakterne findes. Dukker samme mangel op igen, så forbedr den normale måde at gemme oplysninger på frem for at lappe endnu et dokument.

Lav før afrejsen en kort liste over det, der sandsynligvis kommer op i ugens løb, hvem der dækker ind, og hvad der skal vente på dig. Se efter hjemkomsten på det, der stadig krævede din hjælp. Målet er ikke en virksomhed uden spørgsmål, men en kollega, der har brug for en reel beslutning — ikke en adresse gemt i din indbakke.