Sidste måned er ikke altid den rigtige skabelon

I dette fiktive eksempel indeholder septemberfakturaen den faste vedligeholdelse af den oprindelige hjemmeside og en engangsopdatering af en side, som allerede er afleveret og faktureret. Kunden bekræfter derefter vedligeholdelse af endnu en hjemmeside fra oktober. Septemberfakturaen er altså en reference, ikke en færdig oktoberfaktura: den indeholder afsluttet arbejde og mangler den nye aftalte ydelse.

Gem den aktuelle aftale for hver fast kunde: hvad den løbende pris dækker, faktureringsperioden, og hvor fakturaen skal sendes hen. Noter ændringer og engangsarbejde ved siden af. Det kræver ikke et separat system; du skal blot kunne kopiere dokumentet uden at gætte på, hvilke poster der fortsætter.

Skeln mellem fast ydelse, midlertidige ændringer og tilkøb

Lav oktoberudkastet ved at beholde vedligeholdelsen af den oprindelige hjemmeside, fjerne den allerede fakturerede engangsopdatering og tilføje den anden hjemmeside efter det omfang og den pris, der er bekræftet for oktober. Er en del af ydelsen midlertidigt sat på pause, så find først aftalen om perioden og prisen. At fjerne arbejde fra udkastet afgør ikke i sig selv, hvordan beløbet skal ændres.

Gennemgå spørgsmålene før næste faktura. De er ikke en anvisning på automatisk at genberegne prisen, men en hjælp til at se, hvad du skal bekræfte med kunden.

  • Er det løbende omfang og den aftalte pris uændret?
  • Blev ydelsen leveret i hele perioden, eller aftalte I en pause?
  • Skal et engangstilkøb kun stå på denne faktura?
  • Fra hvilken periode gælder en aftalt ændring?
  • Bruger kunden stadig samme fakturakontakt eller portal?

Skriv, hvornår ændringen træder i kraft

En færdig note til eksemplet kan være: »Oktober: vedligeholdelse af oprindelig og ekstra hjemmeside efter bekræftet omfang og pris. Engangsopdatering faktureret i september — gentag ikke. Ekstra hjemmeside fra oktober; tidligere perioder uændrede.« Link til kundens faktiske bekræftelse i din egen note. En kollega kan så se, hvad der er ændret og hvorfor.

Noter på samme måde, hvad I har aftalt om en midlertidig pause. Færre arbejdstimer fortæller ikke i sig selv, hvilket beløb der svarer til aftalen. Er prisen stadig uafklaret, så afklar den med den ansvarlige for samarbejdet, før fakturaen sendes.

Gem den faktisk sendte faktura og den aktuelle fakturakontakt eller portal ved projektet. I oktobereksemplet er vedligeholdelsen af begge hjemmesider grundlaget for næste måned; engangsopdateringen fra september kommer ikke igen. Den, der afløser dig, kontrollerer nye ændringer mod noten og aftalen frem for at gætte ud fra den forrige PDF.