Le mois dernier n’est pas toujours le bon modèle

Dans cet exemple fictif, la facture de septembre comprend la maintenance du site initial et une mise à jour ponctuelle de page déjà livrée et facturée. Le client confirme ensuite la maintenance d’un autre site à partir d’octobre. La facture de septembre sert donc de référence, pas de facture d’octobre prête à envoyer : elle contient une prestation terminée et ne comprend pas le nouveau service convenu.

Gardez l’accord à jour pour chaque client récurrent : ce que couvre le prix habituel, la période facturée et le destinataire. Notez à côté les changements et les travaux ponctuels. Un outil supplémentaire n’est pas nécessaire ; vous devez simplement savoir ce qui continue sans avoir à le deviner en copiant la facture.

Distinguez prestation habituelle, changement temporaire et ajout ponctuel

Pour le brouillon d’octobre, conservez la maintenance du site initial, retirez la mise à jour déjà facturée et ajoutez l’autre site selon le périmètre et le prix confirmés pour octobre. Si une partie du service est temporairement suspendue, retrouvez d’abord l’accord sur la période et le prix concernés. Retirer une prestation du brouillon ne détermine pas, à lui seul, comment modifier le montant.

Avant de préparer la prochaine facture, passez en revue les questions suivantes. Elles ne servent pas à recalculer automatiquement le prix, mais à repérer ce qu’il faut confirmer avec le client.

  • Le périmètre récurrent et le prix convenu sont-ils inchangés ?
  • Le service a-t-il couvert toute la période ou une pause a-t-elle été convenue ?
  • L’ajout ponctuel concerne-t-il uniquement cette facture ?
  • À partir de quelle période le changement convenu s’applique-t-il ?
  • Le client utilise-t-il toujours le même contact ou portail de facturation ?

Notez quand le changement prend effet

Une note remplie pour cet exemple pourrait être : « Octobre : maintenance du site initial et du site supplémentaire selon le périmètre et le prix confirmés. Mise à jour ponctuelle facturée en septembre — ne pas répéter. Site supplémentaire à partir d’octobre ; périodes précédentes inchangées. » Ajoutez dans votre propre note le lien vers la confirmation réelle du client. Un collègue verra ce qui change et pourquoi.

Consignez de la même façon ce qui a été convenu pour une pause temporaire. Un nombre d’heures inférieur ne détermine pas, à lui seul, le montant correspondant à l’accord. Si le prix reste à clarifier, réglez ce point avec la personne qui suit la prestation avant d’envoyer la facture.

Après l’envoi, gardez la facture réellement envoyée et le contact ou portail de facturation actuel avec le projet. Dans cet exemple d’octobre, la maintenance des deux sites est la base du mois suivant ; la mise à jour ponctuelle de septembre ne revient pas. Votre remplaçant vérifie les nouveaux changements à partir de la note et de l’accord, au lieu de les deviner dans le PDF précédent.