El mes anterior no siempre es la referencia correcta

En este ejemplo ficticio, la factura de septiembre incluye el mantenimiento de la web original y una actualización puntual de una página ya entregada y facturada. Después, el cliente confirma el mantenimiento de otra web desde octubre. La factura de septiembre es una referencia, no una factura de octubre lista para enviar: contiene trabajo terminado y no incluye el nuevo servicio acordado.

Conserva el acuerdo vigente de cada cliente recurrente: qué cubre el precio habitual, qué periodo se factura y adónde va la factura. Anota junto a él los cambios y los trabajos puntuales. No necesitas otro sistema; basta con no tener que adivinar qué conceptos continúan al copiar el documento.

Separa servicio habitual, cambios temporales y extras

Prepara el borrador de octubre manteniendo el servicio de la web original, quitando la actualización ya facturada y añadiendo la otra web según el alcance y precio confirmados para octubre. Si una parte del servicio está temporalmente suspendida, localiza primero el acuerdo sobre el periodo y precio afectados. Quitar trabajo del borrador no determina, por sí solo, cómo ajustar el importe.

Antes de preparar la siguiente factura, repasa estas preguntas. No son instrucciones para recalcular el precio automáticamente, sino para detectar lo que debes confirmar con el cliente.

  • ¿Se mantienen el alcance recurrente y el precio acordado?
  • ¿El servicio cubrió todo el periodo o se acordó una pausa?
  • ¿El extra puntual corresponde solo a esta factura?
  • ¿Desde qué periodo se aplica el cambio acordado?
  • ¿El cliente sigue usando el mismo contacto o portal de facturación?

Anota desde cuándo se aplica el cambio

Una nota completa para este ejemplo podría decir: «Octubre: mantenimiento de la web original y de la adicional según alcance y precio confirmados. Actualización puntual facturada en septiembre — no repetir. Web adicional desde octubre; periodos anteriores sin cambios». En tu propio registro, enlaza la confirmación real del cliente. Un compañero verá qué cambia respecto al mes anterior y por qué.

Anota del mismo modo lo acordado para una pausa temporal. Haber trabajado menos horas no determina, por sí solo, el importe que corresponde al acuerdo. Si el precio sigue pendiente, acláralo con quien gestiona el servicio antes de enviar la factura.

Después del envío, guarda la factura realmente enviada y el contacto o portal de facturación actual con el proyecto. En este ejemplo de octubre, el mantenimiento de ambas webs es la base del mes siguiente; la actualización puntual de septiembre no vuelve. Quien te sustituya verifica los cambios nuevos con la nota y el acuerdo, sin adivinarlos a partir del PDF anterior.