Minulý měsíc není vždy správný vzor

V modelovém příkladu má zářijová faktura dva druhy práce: pravidelnou údržbu původního webu a jednorázovou úpravu stránky, která už byla odevzdaná i vyfakturovaná. Klient pak potvrdí správu dalšího webu od října. Zářijový dokument je proto vodítko, nikoli hotová říjnová faktura: obsahuje položku, která skončila, a neobsahuje nově dohodnutou službu.

U každé opakované spolupráce si proto nechte aktuální dohodu: co pravidelná cena zahrnuje, za jaké období se fakturuje a komu dokument posíláte. Vedle ní zapisujte změny a jednorázovou práci. Nemusí to být samostatný systém; podstatné je, aby při kopírování nebylo nutné odhadovat, která položka platí dál.

Oddělte stálou službu, dočasnou změnu a doplněk

Říjnový návrh připravíte takto: ponecháte údržbu původního webu, odstraníte už vyfakturovanou jednorázovou úpravu a přidáte údržbu dalšího webu podle potvrzeného říjnového rozsahu a ceny. Jestli je některá část služby dočasně pozastavená, nejprve dohledáte dohodu o dotčeném období a ceně. Samotné odstranění práce z návrhu vám neříká, jak upravit částku.

Před dalším vystavením projděte tyto otázky. Nejsou pokynem k automatickému přepočtu ceny; pomáhají najít, co potřebujete potvrdit s klientem.

  • Zůstává pravidelný rozsah a domluvená cena stejná?
  • Probíhala spolupráce po celé účtované období, nebo jste domluvili přerušení?
  • Je jednorázový doplněk opravdu určený jen pro tento dokument?
  • Od kterého období platí nově potvrzená změna?
  • Používá klient stále stejný fakturační kontakt nebo portál?

U změny si poznamenejte také to, od kdy platí

Hotová poznámka k tomuto příkladu může znít: „Říjen: údržba původního i dalšího webu podle potvrzeného rozsahu a ceny. Jednorázová úprava stránky vyfakturovaná v září — neopakovat. Přidání dalšího webu platí od října, starší období beze změny.“ Ve vlastním záznamu připojte konkrétní potvrzení klienta. Kolega pak vidí rozdíl proti minulé faktuře i důvod změny.

Podobně si poznamenejte domluvené řešení dočasného přerušení. Samotný fakt, že tým odpracoval méně hodin, vám ještě neřekne, jaká částka odpovídá dohodě. Jestli cenová otázka zůstává otevřená, vyřešte ji s člověkem, který spolupráci domlouvá, ještě před odesláním.

Po odeslání uložte k zakázce skutečně odeslanou fakturu a aktuální fakturační kontakt nebo portál. U modelového říjnového záznamu je pro další měsíc výchozí údržba obou webů; zářijová jednorázová úprava se nevrací. Kolega ověří případné nové změny proti této poznámce a dohodě, místo aby znovu hádal podle předchozího PDF.