Viime kuukausi ei aina ole oikea lähtökohta

Tässä kuvitteellisessa esimerkissä syyskuun lasku sisältää alkuperäisen verkkosivuston jatkuvan ylläpidon ja yksittäisen sivupäivityksen, joka on jo toimitettu ja laskutettu. Asiakas vahvistaa tämän jälkeen toisen verkkosivuston ylläpidon lokakuusta lähtien. Syyskuun lasku on siis vertailukohta, ei valmis lokakuun lasku: siinä on päättynyttä työtä ja siitä puuttuu uusi sovittu palvelu.

Säilytä jokaisen jatkuvan asiakkaan ajantasainen sopimus: mitä vakiohinta kattaa, mikä on laskutusjakso ja minne lasku lähetetään. Kirjaa muutokset ja kertatyöt sen yhteyteen. Erillistä järjestelmää ei tarvita; laskua kopioidessa ei vain pitäisi joutua arvaamaan, mitkä rivit jatkuvat.

Erottele jatkuva palvelu, tilapäiset muutokset ja lisätyöt

Tee lokakuun luonnos säilyttämällä alkuperäisen sivuston ylläpito, poistamalla jo laskutettu kertapäivitys ja lisäämällä toinen sivusto lokakuulle vahvistetun työn sisällön ja hinnan mukaisesti. Jos osa palvelusta on tilapäisesti tauolla, etsi ensin jaksoa ja hintaa koskeva sopimus. Työn poistaminen luonnoksesta ei yksin ratkaise summan muuttamista.

Käy nämä kysymykset läpi ennen seuraavaa laskua. Niiden tarkoitus ei ole laskea hintaa automaattisesti uudelleen, vaan osoittaa, mitä asiakkaan kanssa pitää vahvistaa.

  • Ovatko jatkuvan työn sisältö ja sovittu hinta ennallaan?
  • Jatkuiko palvelu koko laskutusjakson vai sovitteko tauosta?
  • Kuuluuko kertaluonteinen lisäys vain tähän laskuun?
  • Mistä jaksosta alkaen sovittu muutos on voimassa?
  • Käyttääkö asiakas edelleen samaa laskutusyhteyshenkilöä tai portaalia?

Kirjaa muutoksen voimaantulo

Valmis merkintä esimerkistä voi olla: ”Lokakuu: alkuperäisen ja uuden sivuston ylläpito vahvistetun työn sisällön ja hinnan mukaan. Kertapäivitys laskutettu syyskuussa — ei toisteta. Uusi sivusto lokakuusta; aiemmat jaksot ennallaan.” Liitä omaan merkintään asiakkaan todellinen vahvistus. Sijainen näkee näin, mikä muuttui ja miksi.

Kirjaa samoin, miten tilapäinen tauko on sovittu käsiteltäväksi. Pienempi tuntimäärä ei yksin kerro sopimuksen mukaista summaa. Jos hinta on vielä avoin, selvitä se yhteistyöstä vastaavan henkilön kanssa ennen laskun lähettämistä.

Säilytä projektin yhteydessä todella lähetetty lasku ja ajantasainen laskutusyhteyshenkilö tai portaali. Lokakuun esimerkissä molempien sivustojen ylläpito on seuraavan kuukauden lähtökohta; syyskuun kertapäivitys ei palaa. Sijainen tarkistaa uudet muutokset merkinnästä ja sopimuksesta eikä arvaa niitä edellisestä PDF-tiedostosta.