Vorige maand is niet altijd de juiste basis

In dit fictieve voorbeeld bevat de septemberfactuur het vaste onderhoud van de oorspronkelijke website en een eenmalige pagina-aanpassing die al is opgeleverd en gefactureerd. Daarna bevestigt de klant het onderhoud van een extra website vanaf oktober. De septemberfactuur is dus een referentie, geen kant-en-klare oktoberfactuur: er staat afgerond werk op en de nieuw afgesproken dienst ontbreekt.

Bewaar per vaste klant de actuele afspraak: wat de vaste prijs omvat, de facturatieperiode en waarheen je de factuur stuurt. Noteer wijzigingen en eenmalig werk erbij. Een apart systeem is niet nodig; je moet bij het kopiëren alleen niet hoeven gokken welke regels blijven terugkomen.

Houd de vaste dienst, tijdelijke wijzigingen en extra werk apart

Voor het oktoberconcept behoud je het onderhoud van de oorspronkelijke website, verwijder je de al gefactureerde pagina-aanpassing en voeg je de extra website toe volgens de voor oktober bevestigde werkzaamheden en prijs. Is een deel tijdelijk gepauzeerd, zoek dan eerst de afspraak over de betreffende periode en prijs op. Werk uit het concept verwijderen bepaalt op zichzelf niet hoe je het bedrag aanpast.

Loop vóór de volgende factuur deze vragen langs. Ze zijn geen instructie om de prijs automatisch opnieuw te berekenen, maar helpen bepalen wat je nog met de klant moet bevestigen.

  • Zijn de vaste werkzaamheden en afgesproken prijs ongewijzigd?
  • Liep de dienst de hele facturatieperiode of hadden jullie een pauze afgesproken?
  • Is een eenmalige aanvulling alleen voor deze factuur bedoeld?
  • Vanaf welke periode geldt een afgesproken wijziging?
  • Gebruikt de klant nog hetzelfde facturatiecontact of portal?

Noteer wanneer een wijziging ingaat

Een ingevulde notitie bij het voorbeeld kan zijn: ‘Oktober: onderhoud van de oorspronkelijke en extra website volgens bevestigde werkzaamheden en prijs. Eenmalige pagina-aanpassing gefactureerd in september — niet herhalen. Extra website vanaf oktober; eerdere perioden onveranderd.’ Link in je eigen notitie de echte klantbevestiging. Een vervanger ziet zo het verschil met vorige maand en de reden ervan.

Leg op dezelfde manier vast wat is afgesproken over een tijdelijke pauze. Minder gewerkte uren vertellen op zichzelf niet welk bedrag bij de afspraak hoort. Is de prijs nog een open vraag, bespreek die dan vóór verzending met degene die de samenwerking beheert.

Bewaar na verzending de werkelijk verstuurde factuur en het actuele facturatiecontact of portal bij het project. In dit oktobervoorbeeld is het onderhoud van beide websites de basis voor volgende maand; de eenmalige septemberaanpassing komt niet terug. Een vervanger controleert nieuwe wijzigingen aan de hand van de notitie en afspraak in plaats van te gokken op basis van het vorige PDF-bestand.