Minulý mesiac nie je vždy správny vzor

V modelovom príklade septembrová faktúra zahŕňa pravidelnú údržbu pôvodného webu a jednorazovú úpravu stránky, ktorá už bola odovzdaná aj vyfakturovaná. Klient potom potvrdí správu ďalšieho webu od októbra. Septembrový dokument je preto pomôcka, nie hotová októbrová faktúra: obsahuje prácu, ktorá sa skončila, a chýba v ňom novo dohodnutá služba.

Pri každej opakovanej spolupráci si preto ponechajte aktuálnu dohodu: čo pravidelná cena zahŕňa, za aké obdobie fakturujete a komu dokument posielate. Vedľa nej zapisujte zmeny a jednorazovú prácu. Nemusí ísť o samostatný systém; dôležité je, aby ste pri kopírovaní nemuseli odhadovať, ktorá položka platí aj naďalej.

Oddeľte stálu službu, dočasnú zmenu a doplnok

Októbrový návrh pripravíte takto: ponecháte údržbu pôvodného webu, odstránite už vyfakturovanú jednorazovú úpravu a pridáte údržbu ďalšieho webu podľa rozsahu a ceny potvrdených na október. Ak je časť služby dočasne pozastavená, najprv dohľadajte dohodu o dotknutom období a cene. Samotné odstránenie práce z návrhu neurčuje, ako zmeniť sumu.

Pred ďalším vystavením prejdite tieto otázky. Nie sú návodom na automatický prepočet ceny; pomáhajú nájsť to, čo potrebujete potvrdiť s klientom.

  • Zostáva pravidelný rozsah a dohodnutá cena rovnaká?
  • Prebiehala spolupráca celé účtované obdobie alebo ste dohodli prerušenie?
  • Patrí jednorazový doplnok skutočne iba na tento dokument?
  • Od ktorého obdobia platí novo potvrdená zmena?
  • Používa klient stále ten istý fakturačný kontakt alebo portál?

Pri zmene si poznačte aj to, odkedy platí

Hotová poznámka k príkladu môže znieť: „Október: údržba pôvodného aj ďalšieho webu podľa potvrdeného rozsahu a ceny. Jednorazová úprava stránky vyfakturovaná v septembri — neopakovať. Ďalší web pribúda od októbra, predchádzajúce obdobia bez zmeny.“ Vo vlastnom zázname pripojte konkrétne potvrdenie klienta. Kolega uvidí rozdiel oproti minulej faktúre aj dôvod zmeny.

Podobne si poznačte dohodnuté riešenie dočasného prerušenia. Samotný fakt, že tím odpracoval menej hodín, ešte nehovorí, aká suma zodpovedá dohode. Ak otázka ceny zostáva otvorená, vyriešte ju s človekom, ktorý spoluprácu dohadoval, ešte pred odoslaním.

Po odoslaní uložte k zákazke skutočne odoslanú faktúru a aktuálny fakturačný kontakt alebo portál. Pri tomto októbrovom príklade je základom na ďalší mesiac údržba oboch webov; septembrová jednorazová úprava sa nevracia. Kolega overí nové zmeny podľa poznámky a dohody namiesto hádania z predchádzajúceho PDF.