Förra månaden är inte alltid rätt utgångspunkt

I det här fiktiva exemplet innehåller septemberfakturan löpande underhåll av den ursprungliga webbplatsen och en engångsuppdatering av en sida som redan är levererad och fakturerad. Kunden bekräftar sedan underhåll av en till webbplats från oktober. Septemberfakturan är alltså en referens, ingen färdig oktoberfaktura: den innehåller avslutat arbete och saknar den nya avtalade tjänsten.

Spara den aktuella överenskommelsen för varje återkommande kund: vad det fasta priset omfattar, faktureringsperioden och vart fakturan ska skickas. Anteckna ändringar och engångsarbete intill. Det krävs inget separat system; du ska bara slippa gissa vilka rader som fortsätter när du kopierar dokumentet.

Skilj löpande tjänst från tillfälliga ändringar och tillägg

Gör oktoberutkastet genom att behålla underhållet av den ursprungliga webbplatsen, ta bort den redan fakturerade engångsuppdateringen och lägga till den andra webbplatsen enligt omfattning och pris bekräftade för oktober. Om en del av tjänsten pausas tillfälligt, hitta först överenskommelsen om perioden och priset. Att ta bort arbete ur utkastet avgör inte i sig hur beloppet ska ändras.

Gå igenom de här frågorna före nästa faktura. De är inte instruktioner om att automatiskt räkna om priset, utan hjälper dig se vad som behöver bekräftas med kunden.

  • Är löpande omfattning och överenskommet pris oförändrade?
  • Pågick tjänsten under hela faktureringsperioden eller hade ni kommit överens om en paus?
  • Ska ett engångstillägg bara finnas på den här fakturan?
  • Från vilken period gäller en överenskommen ändring?
  • Använder kunden fortfarande samma fakturakontakt eller portal?

Skriv när en ändring börjar gälla

En färdig notering till exemplet kan vara: ”Oktober: underhåll av ursprunglig och ytterligare webbplats enligt bekräftad omfattning och pris. Engångsuppdatering fakturerad i september — upprepa inte. Ytterligare webbplats från oktober; tidigare perioder oförändrade.” Länka till kundens riktiga bekräftelse i din egen notering. En kollega ser då vad som ändrats och varför.

Dokumentera på samma sätt vad ni bestämt om en tillfällig paus. Färre arbetade timmar säger inte i sig vilket belopp som följer överenskommelsen. Är priset fortfarande en öppen fråga, ta den med den som sköter samarbetet innan fakturan skickas.

Spara den faktiskt skickade fakturan och aktuell fakturakontakt eller portal med projektet. I oktoberexemplet är underhåll av båda webbplatserna grunden för nästa månad; engångsuppdateringen från september återkommer inte. Den som ersätter dig kontrollerar nya ändringar mot noteringen och avtalet i stället för att gissa från förra PDF-filen.