Beställaren hanterar inte alltid fakturorna

I ditt första projekt för ett litet företag godkänner ägaren offerten och marknadsavdelningen granskar resultatet. När fakturan är skickad frågar ekonomi efter en projektreferens och namnet på den som godkänner arbetet. Alla känner till sin del, men ingen har hela bilden.

Vänta inte med samtalet till faktureringsdagen. När uppdragets omfattning är bestämd, fråga din kontakt hur överlämningen fungerar hos kunden. Det behövs inget nytt formulär. Ett kort meddelande som sparas med projektet räcker.

Fem frågor till rätt personer

Skilj mellan godkännande av arbetet, överenskommelse om pris och mottagande av fakturan. En person kan sköta allt, men det kan också vara tre olika. Fråga hur den här kunden arbetar i stället för att återanvända upplägget från förra projektet.

  • Vem bekräftar att det levererade arbetet motsvarar överenskommelsen?
  • Vem hanterar ändringar i omfattning eller pris?
  • Vilket företag ska fakturan ställas till?
  • Till vilken mejladress eller portal ska den skickas?
  • Vilken intern referens använder kunden för projektet?

Skicka din sammanfattning, inte ett tomt frågeformulär

Ju fler kända uppgifter du fyller i, desto lättare blir det att svara. Ta med överenskommet arbete och kända kontaktpersoner, och be om bekräftelse på det osäkra. Till exempel:

Markera texten, kopiera den till ett mejl och fyll i uppgifterna inom hakparenteser.

Mottagen faktura betyder inte godkänt arbete eller betalning

Jämför den första fakturan med den senaste överenskommelsen före utskick, inte bara med ursprungsofferten. Har arbete tillkommit under projektet ska du också kunna hitta det avtalade priset för tillägget. Skicka sedan dokumentet på det sätt kunden bett om och kontrollera att det kommit fram hos en ny kontakt.

”Vi har fått den” bekräftar mottagandet av dokumentet. Det betyder inte automatiskt att kunden har godkänt arbetet, avslutat sin interna hantering eller betalat. Håll de stegen isär. Kommer fakturan tillbaka, ta reda på varför: fel adress kräver ett annat svar än en fråga om priset.

Spara de bekräftade uppgifterna med kunden inför nästa projekt. HeyRup hanterar inkommande PDF-filer i e-posten; dina egna utgående fakturor hör hemma i systemet där du redan sköter kunderna. Då slipper du börja om med samma samtal nästa gång.