Osoba zlecająca pracę nie musi zajmować się fakturami

Wyobraź sobie pierwszy projekt dla małej firmy. Właściciel zatwierdza ofertę, marketing ocenia efekt, a po wysłaniu faktury księgowość pyta o oznaczenie projektu i osobę potwierdzającą odbiór. Każdy zna fragment sprawy, ale nikt nie ma pełnego obrazu.

Nie odkładaj tej rozmowy na dzień wystawiania faktury. Gdy ustalicie zakres, zapytaj osobę kontaktową, jak wygląda przekazanie dokumentów w jej firmie. Nie potrzebujesz nowego formularza. Wystarczy krótka wiadomość zapisana przy projekcie.

Pięć pytań do właściwych osób

Oddziel odbiór pracy, uzgodnienie ceny i otrzymanie dokumentu. Wszystkim może zajmować się jedna osoba albo trzy różne. Zapytaj o sposób działania tego klienta, zamiast kopiować ustalenia z poprzedniego projektu.

  • Kto potwierdza, że rezultat odpowiada ustaleniom?
  • Z kim uzgadniać zmiany zakresu lub ceny?
  • Na jaki podmiot wystawić fakturę?
  • Na jaki adres e-mail lub do którego portalu ją przesłać?
  • Jakiego wewnętrznego oznaczenia klient używa dla projektu?

Wyślij podsumowanie ustaleń zamiast pustej ankiety

Im więcej informacji już podasz, tym łatwiej będzie odpowiedzieć. Wpisz uzgodniony zakres i znane kontakty, a potem poproś o potwierdzenie niejasnych punktów. Na przykład:

Wybierz tekst, skopiuj go do wiadomości e-mail i uzupełnij szczegóły w nawiasach kwadratowych.

Otrzymanie faktury to nie odbiór pracy ani zapłata

Przed wysłaniem pierwszej faktury porównaj ją z najnowszymi ustaleniami, a nie tylko z pierwotną ofertą. Jeśli w trakcie projektu doszła dodatkowa praca, znajdź także uzgodnioną cenę tego dodatku. Następnie wyślij dokument wskazanym kanałem; przy nowym kontakcie sprawdź, czy dotarł.

„Mamy ją” potwierdza otrzymanie dokumentu. Nie oznacza automatycznie odbioru pracy, zakończenia wewnętrznej akceptacji ani zapłaty. Te informacje zapisuj osobno. Jeśli faktura wraca, ustal przyczynę: błędny adres wymaga innej reakcji niż pytanie o cenę.

Zachowaj potwierdzone dane przy kliencie na następny projekt. HeyRup zajmuje się przychodzącymi PDF-ami z e-maila; własne faktury sprzedażowe obsługuj w systemie, w którym już prowadzisz klientów. Chodzi o to, by następnym razem nie zaczynać tej samej rozmowy od zera.