Pierwotna oferta może już nie obejmować całej pracy
Weźmy projekt prezentacji. Oferta obejmuje jedną wersję i rundę uwag. W trakcie pracy klient prosi o krótszą wersję dla zespołu sprzedaży. Uzgadniacie dodatek, ale rozmowa zostaje na czacie, a oferta w poczcie. Przy wystawianiu faktury trzeba odnaleźć oba źródła, żeby wyjaśnić różnicę w cenie.
Nie potrzebujesz do tego nowego programu do projektów. Potrzebujesz jednego miejsca z odnośnikami do aktualnych ustaleń, zaakceptowanych zmian i dostarczonych plików. Może to być notatka przy kliencie lub karta w systemie, którego zespół już używa.
Jak może wyglądać wypełniona karta projektu
Poniższy przykład opisuje zlecenie przygotowania prezentacji. Do własnej karty dodaj odnośniki do konkretnych wiadomości i wersji plików. Kwoty przepisuj z ustaleń z klientem; karta sama nie wyznacza żadnej ceny.
| Co zapisać | Przykład prezentacji |
|---|---|
| Pierwotny zakres | Prezentacja dla zarządu i jedna runda uwag; odnośnik do zaakceptowanej oferty |
| Uzgodniona zmiana | Dodatkowa krótka wersja dla sprzedaży; odnośnik do wiadomości akceptującej dopłatę |
| Do ustalenia | Klient rozważa kolejny język; cena i termin nie są jeszcze uzgodnione |
| Dostarczona praca | Odnośniki do głównej prezentacji i wersji dla sprzedaży wraz z datami przekazania |
| Podstawa do wystawienia faktury | Cena z oferty plus uzgodniona dopłata; opis obu dostarczonych wersji |
Dodatkowa prośba nie jest jeszcze uzgodnioną zmianą
W długim wątku łatwo zatrzeć różnicę między „klient zapytał” a „uzgodniliśmy”. Pytanie o kolejną wersję językową zapisz na razie jako otwartą sprawę. Uwzględniaj ją przy fakturowaniu zgodnie z rzeczywistymi ustaleniami, a nie tylko dlatego, że ktoś z zespołu zaczął już pracę.
Zapisuj zmianę podczas rozmowy: co dochodzi lub odpada, jak wpływa to na cenę i termin oraz gdzie znajduje się akceptacja. Po rozmowie telefonicznej wyślij uczestnikom krótkie podsumowanie. Dopóki nie odpowiedzą, masz zapis swojego rozumienia ustaleń, a nie pewność, że wszyscy rozumieją je tak samo.
Przy fakturowaniu porównuj zamiast odtwarzać
Wróć do karty i otwórz najnowsze ustalenia obok dostarczonej pracy. Przy każdej pozycji faktury powinno być jasne, co obejmuje i skąd wynika kwota. W tym przykładzie chodzi o główną prezentację i uzgodnioną krótszą wersję; rozważany kolejny język pozostaje poza fakturą.
Po wysłaniu dodaj odnośnik do faktury i wiadomości z dokumentem. Nie powielaj ewidencji płatności, jeśli prowadzisz ją już rzetelnie gdzie indziej. Karta ma pomagać Tobie i współpracownikowi wyjaśnić projekt, a nie tworzyć kolejne miejsce do ręcznej aktualizacji tych samych danych.