O orçamento inicial pode já não contar a história toda
Tomemos uma apresentação. O orçamento inclui uma versão e uma ronda de comentários. Durante o trabalho, o cliente pede uma versão mais curta para a equipa comercial. Acordam o acrescento, mas a conversa fica no chat e o orçamento no e-mail. Ao faturar, é preciso recuperar ambos para explicar a diferença de preço.
Não precisa de um novo programa de gestão de projetos. Precisa de um local com ligações para o acordo atual, as alterações aprovadas e os ficheiros entregues. Pode ser uma nota do cliente ou um cartão na ferramenta que a equipa já utiliza.
Como pode ficar uma ficha de projeto preenchida
O exemplo acompanha o projeto da apresentação. Na sua própria ficha, acrescente ligações para as mensagens e as versões concretas dos ficheiros. Copie os preços do acordo com o cliente: a ficha não os decide por si.
| O que guardar | Exemplo da apresentação |
|---|---|
| Trabalho inicial | Apresentação para a direção e uma ronda de comentários; ligação para o orçamento aceite |
| Alteração acordada | Versão curta adicional para a equipa comercial; ligação para a mensagem que aprova o valor extra |
| Ainda por decidir | O cliente está a considerar outra língua; preço e prazo ainda não acordados |
| Trabalho entregue | Ligações para a apresentação principal e a versão comercial, com datas de entrega |
| Base para faturar | Preço orçamentado mais o extra acordado; descrição dos dois trabalhos concluídos |
Um pedido adicional ainda não é uma alteração acordada
Numa conversa longa, perde-se facilmente a diferença entre «o cliente pediu» e «ficou acordado». Se perguntar por outra versão linguística, registe-a por enquanto como questão aberta. Inclua-a na informação de faturação de acordo com o que foi realmente combinado, não apenas porque um colega começou a trabalhar nela.
Registe a alteração enquanto a discutem: o que entra ou sai, o efeito no preço e no prazo e onde está a aprovação. Após uma chamada, envie um resumo curto aos participantes. Até responderem, tem um registo da sua interpretação, não a certeza de que todos a partilham.
Ao faturar, compare em vez de reconstruir
Volte à ficha e abra o último acordo ao lado do trabalho entregue. Para cada linha da fatura, deve conseguir explicar o que inclui e de onde vem o valor. Neste exemplo, são a apresentação principal e a versão curta acordada; a possível língua adicional fica de fora.
Após o envio, acrescente a ligação para a fatura e para a mensagem que a acompanhou. Não duplique o controlo de pagamentos se já o mantém de forma fiável noutro local. A ficha deve ajudá-lo, a si e a um colega, a explicar o projeto, não criar mais um sítio para atualizar os mesmos dados à mão.