Det oprindelige tilbud fortæller måske ikke længere det hele
Tag et præsentationsprojekt. Tilbuddet omfatter én version og en feedbackrunde. Undervejs ønsker kunden en kortere version til salgsafdelingen. I aftaler tilføjelsen, men samtalen ligger i chatten, mens tilbuddet ligger i mail. Ved faktureringen skal du finde begge dele for at forklare prisforskellen.
Det kræver ikke nyt projektsoftware. Du har brug for ét sted med links til den aktuelle aftale, godkendte ændringer og afleverede filer. Det kan være en kundenote eller et kort i det system, teamet allerede bruger.
Sådan kan en udfyldt projektoversigt se ud
Eksemplet nedenfor viser en opgave med en præsentation. Tilføj i din egen projektoversigt links til konkrete beskeder og filversioner. Hent beløbene fra aftalen med kunden; oversigten fastsætter ikke nogen pris.
| Hvad du gemmer | Eksempel med præsentation |
|---|---|
| Oprindeligt omfang | Præsentation til ledelsen og én feedbackrunde; link til det accepterede tilbud |
| Aftalt ændring | Ekstra kort version til salgsafdelingen; link til beskeden, der godkender merprisen |
| Endnu ikke afklaret | Kunden overvejer et ekstra sprog; pris og tidspunkt er ikke aftalt |
| Afleveret arbejde | Links til hovedpræsentationen og salgsversionen med afleveringsdatoer |
| Grundlag for fakturering | Tilbudspris plus aftalt merpris; beskrivelse af begge færdige leverancer |
Et ekstra ønske er endnu ikke en aftalt ændring
Forskellen på »kunden spurgte« og »vi aftalte« forsvinder let i en lang tråd. Spørger nogen til endnu en sprogversion, så registrer det foreløbig som et åbent spørgsmål. Tag det med i faktureringsgrundlaget efter den faktiske aftale, ikke blot fordi en kollega er begyndt at arbejde på det.
Noter ændringen, mens I drøfter den: hvad der tilføjes eller fjernes, betydningen for pris og tid, og hvor godkendelsen findes. Send en kort opsummering til deltagerne efter et opkald. Indtil de svarer, har du skrevet din forståelse ned — ikke fået sikkerhed for, at alle deler den.
Sammenlign ved faktureringen i stedet for at rekonstruere
Gå tilbage til oversigten, og åbn den seneste aftale sammen med det afleverede arbejde. For hver fakturalinje skal du kunne vise, hvad den dækker, og hvor beløbet kommer fra. Her er det hovedpræsentationen og den aftalte korte version; det mulige ekstra sprog kommer ikke med.
Tilføj efter afsendelse et link til fakturaen og mailen med den. Opret ikke endnu en betalingsoversigt, hvis du allerede fører den pålideligt et andet sted. Projektoversigten skal hjælpe dig og en kollega med at forklare arbejdet, ikke skabe et nyt sted til manuel opdatering af de samme data.