Den, der bestiller arbejdet, håndterer ikke nødvendigvis fakturaen

Forestil dig dit første projekt for en mindre virksomhed. Ejeren godkender tilbuddet, marketing gennemgår resultatet, og efter fakturaen er sendt, beder bogholderiet om en projektreference og navnet på den, der godkender leverancen. Alle kender en del af sagen; ingen har hele overblikket.

Vent ikke med samtalen til faktureringsdagen. Spørg din kontakt, hvordan afleveringen foregår i virksomheden, når omfanget er aftalt. Du behøver ikke endnu en formular. En kort besked gemt ved projektet er nok.

Fem spørgsmål til de rette personer

Skeln mellem godkendelse af arbejdet, aftale om prisen og modtagelse af dokumentet. Én person kan håndtere det hele, eller tre forskellige kan være involveret. Spørg til denne kundes praksis frem for at genbruge aftalerne fra sidste projekt.

  • Hvem bekræfter, at leverancen svarer til aftalen?
  • Hvem aftaler ændringer i omfang eller pris?
  • Hvilken virksomhed skal fakturaen udstedes til?
  • Hvilken mailadresse eller portal skal modtage den?
  • Hvilken intern reference bruger kunden til projektet?

Send din forståelse af aftalen frem for et tomt spørgeskema

Jo flere oplysninger du allerede har med, desto lettere er det at svare. Skriv det aftalte omfang og de kendte kontakter, og bed om bekræftelse af det usikre. For eksempel:

Vælg teksten, kopier den til en e-mail og udfyld detaljerne i firkantede parenteser.

Modtagelse af fakturaen er ikke godkendelse af arbejdet eller betaling

Sammenhold første faktura med den seneste aftale før afsendelse, ikke kun med det oprindelige tilbud. Kom der en ekstra leverance til undervejs, skal du også kunne finde den aftalte pris for den. Send derefter dokumentet ad den ønskede vej, og kontroller hos en ny kontakt, at det er kommet frem.

»Vi har den« bekræfter modtagelsen af dokumentet. Det betyder ikke automatisk, at arbejdet er godkendt, den interne behandling er færdig, eller betalingen er sendt. Registrer det hver for sig. Kommer fakturaen retur, så find årsagen: En forkert adresse kræver et andet svar end et spørgsmål om prisen.

Gem de bekræftede oplysninger ved kunden til næste projekt. HeyRup håndterer indgående PDF-filer fra e-mail; dine egne salgsfakturaer hører hjemme i det system, hvor du allerede håndterer kunder. Målet er at undgå at begynde samme samtale forfra næste gang.