Je opdrachtgever is niet altijd degene die facturen verwerkt

Bij je eerste project voor een klein bedrijf keurt de eigenaar de offerte goed en beoordeelt marketing het resultaat. Nadat je de factuur hebt verstuurd, vraagt de administratie om een projectreferentie en de naam van degene die het werk accepteert. Iedereen kent een deel van het project, maar niemand heeft het hele overzicht.

Wacht met dit gesprek niet tot je gaat factureren. Vraag je contactpersoon na de afspraak over de opdracht hoe de overdracht bij het bedrijf werkt. Daar is geen nieuw formulier voor nodig. Een kort bericht dat je bij het project bewaart is genoeg.

Vijf vragen aan de juiste mensen

Houd acceptatie van het werk, overeenstemming over de prijs en ontvangst van de factuur uit elkaar. Het kan allemaal bij één persoon liggen, maar ook bij drie verschillende mensen. Vraag hoe deze klant werkt in plaats van de afspraken van je vorige project over te nemen.

  • Wie bevestigt dat het geleverde werk aan de afspraak voldoet?
  • Wie bespreekt wijzigingen in de opdracht of prijs?
  • Op naam van welk bedrijf moet de factuur komen?
  • Naar welk e-mailadres of portal stuur je de factuur?
  • Welke interne referentie gebruikt de klant voor dit project?

Stuur je samenvatting, geen lege vragenlijst

Hoe meer bekende gegevens je invult, hoe makkelijker antwoorden wordt. Neem de afgesproken opdracht en bekende contacten op en vraag bevestiging van wat nog onzeker is. Bijvoorbeeld:

Selecteer de tekst, kopieer die naar een e-mail en vul de gegevens tussen vierkante haken in.

Ontvangst van de factuur is geen acceptatie of betaling

Vergelijk de eerste factuur vóór verzending met de laatste afspraak, niet alleen met de oorspronkelijke offerte. Is er tijdens het project werk bijgekomen, dan moet je ook de afgesproken prijs daarvoor kunnen terugvinden. Verstuur het document via het gevraagde kanaal en controleer bij een nieuw contact of het is aangekomen.

‘We hebben hem’ bevestigt de ontvangst van het document. Dat betekent niet vanzelf dat de klant het werk heeft geaccepteerd, intern akkoord heeft gegeven of heeft betaald. Houd die stappen apart bij. Komt de factuur terug, vraag dan waarom: een verkeerd adres vraagt om een andere reactie dan een vraag over de prijs.

Bewaar de bevestigde gegevens bij de klant voor het volgende project. HeyRup helpt met PDF’s die per e-mail binnenkomen; je eigen uitgaande facturen houd je bij in het systeem waarin je je klanten al beheert. Zo begin je de volgende keer niet opnieuw aan hetzelfde gesprek.