De oorspronkelijke offerte vertelt niet altijd het hele verhaal
Een klant bestelt een presentatie met één feedbackronde. Tijdens het werk vraagt die ook om een kortere versie voor het verkoopteam. Jullie spreken de aanvulling af in de chat, terwijl de offerte in de e-mail staat. Bij het factureren moet je beide terugvinden om het prijsverschil uit te leggen.
Je hebt hiervoor geen nieuwe projectsoftware nodig. Wel één plek met links naar de actuele afspraak, goedgekeurde wijzigingen en geleverde bestanden. Dat kan een klantnotitie zijn of een kaart in het systeem dat je team al gebruikt.
Zo kan een ingevuld projectoverzicht eruitzien
Het volgende voorbeeld gaat over een presentatieopdracht. Voeg in je eigen projectoverzicht links naar concrete berichten en bestandsversies toe. Neem de bedragen over uit de afspraak met de klant; het overzicht zelf bepaalt geen prijs.
| Wat bewaren? | Voorbeeld presentatie |
|---|---|
| Oorspronkelijke opdracht | Presentatie voor het management en één feedbackronde; link naar de geaccepteerde offerte |
| Afgesproken wijziging | Extra korte versie voor het verkoopteam; link naar het bericht met akkoord op de meerprijs |
| Nog niet besloten | Klant overweegt een andere taal; prijs en planning zijn nog niet afgesproken |
| Geleverd werk | Links naar de hoofdpresentatie en verkoopversie, met leverdatums |
| Basis voor de factuur | Offerteprijs plus afgesproken meerprijs; beschrijving van beide geleverde resultaten |
Een extra vraag is nog geen afgesproken wijziging
In een lang gesprek verdwijnt het verschil tussen ‘de klant vroeg het’ en ‘we hebben het afgesproken’ gemakkelijk. Vraagt iemand naar een andere taalversie, noteer die dan voorlopig als open vraag. Neem haar in de factuurgegevens op volgens de echte afspraak, niet alleen omdat een collega al is begonnen.
Leg de wijziging vast terwijl je die bespreekt: wat komt erbij of vervalt, wat betekent dat voor prijs en planning en waar staat het akkoord? Stuur na een gesprek een korte samenvatting aan de deelnemers. Zolang zij niet antwoorden, heb je vastgelegd hoe jij het hebt begrepen, maar weet je nog niet zeker of iedereen dat deelt.
Vergelijk bij het factureren in plaats van opnieuw uit te zoeken
Open vanuit het overzicht de laatste afspraak naast het geleverde werk. Bij elke factuurregel moet je kunnen laten zien waar die over gaat en hoe het bedrag tot stand kwam. Hier zijn dat de hoofdpresentatie en de afgesproken korte versie; de mogelijke extra taal blijft erbuiten.
Voeg na verzending een link naar de factuur en het verzendbericht toe. Houd betalingen niet dubbel bij als je dat elders al betrouwbaar doet. Het overzicht moet jou en een collega helpen het project uit te leggen, niet nog een plek worden waar je dezelfde gegevens handmatig bijwerkt.