Na konci zákazky už pôvodná ponuka nemusí stačiť
Predstavte si tvorbu prezentácie. Pôvodná ponuka zahŕňa jednu verziu a jedno kolo pripomienok. Počas práce klient požiada aj o kratšiu verziu pre obchodníkov. Dohodnete doplnenie, no správa zostane v chate, zatiaľ čo ponuku máte v e-maile. Pri fakturácii sa musíte vrátiť k obom, aby ste vysvetlili rozdiel v cene.
Nemusíte preto zavádzať nový projektový nástroj. Potrebujete jedno miesto, odkiaľ sa dostanete k platnej dohode, potvrdeným zmenám a odovzdaným súborom. Môže to byť poznámka pri klientovi alebo karta v systéme, ktorý už tím používa.
Takto môže vyzerať vyplnená karta
Nasledujúci príklad zachytáva zákazku na prezentáciu. Do vlastnej karty pridajte odkazy na konkrétne správy a verzie súborov. Sumy preberajte z dohody s klientom; karta sama nijakú cenu neurčuje.
| Čo si uložiť | Príklad s prezentáciou |
|---|---|
| Pôvodné zadanie | Prezentácia pre vedenie a jedno kolo pripomienok; odkaz na potvrdenú ponuku |
| Potvrdená zmena | Navyše kratšia verzia pre obchodníkov; odkaz na správu s odsúhlaseným doplatkom |
| Čo ešte nie je dohodnuté | Klient zvažuje ďalší jazyk; cena ani termín zatiaľ nie sú potvrdené |
| Odovzdaná práca | Odkazy na hlavnú prezentáciu a obchodnú verziu vrátane dátumu odovzdania |
| Podklad na fakturáciu | Cena z ponuky a potvrdený doplatok; opis oboch hotových výstupov |
Dodatočná požiadavka ešte nie je potvrdená zmena
Práve rozdiel medzi „klient sa pýtal“ a „dohodli sme sa“ sa v dlhých vláknach ľahko stratí. Ak sa niekto pýta na ďalšiu jazykovú verziu, zatiaľ ju zapíšte medzi otvorené otázky. Do podkladu na fakturáciu ju zaraďte až podľa skutočnej dohody, nie preto, že na nej kolega už začal pracovať.
Zmenu zaznamenajte vo chvíli, keď ju riešite. Stačí napísať, čo pribúda alebo odpadá, ako sa mení cena a termín a kde je potvrdenie. Po hovore pošlite účastníkom stručné zhrnutie. Bez ich reakcie máte záznam vlastného porozumenia, nie istotu, že všetci vec chápu rovnako.
Pri fakturácii už porovnávate namiesto pátrania
Vráťte sa ku karte, otvorte poslednú dohodu a odovzdané výstupy. Pri každej fakturovanej položke by ste mali vedieť ukázať, ku ktorej práci patrí a z čoho vychádza suma. V príklade ide o hlavnú prezentáciu a potvrdenú kratšiu verziu; zvažovaný ďalší jazyk zostáva bokom.
Po odoslaní pridajte odkaz na faktúru a správu o odovzdaní. Prehľad úhrad nemusíte kopírovať, ak ho spoľahlivo vediete inde. Karta má vám aj kolegovi uľahčiť vysvetlenie zákazky — nie vytvárať ďalšie miesto, kde ručne udržiavate rovnaké údaje.