Det opprinnelige tilbudet forteller ikke alltid hele historien
En kunde bestiller en presentasjon med én tilbakemeldingsrunde. Underveis ønsker kunden også en kortere versjon for salgsteamet. Dere avtaler tillegget i chatten, mens tilbudet ligger i e-posten. Ved fakturering må du finne begge for å forklare prisforskjellen.
Du trenger ikke ny prosjektprogramvare. Du trenger ett sted med lenker til gjeldende avtale, godkjente endringer og leverte filer. Det kan være et kundenotat eller et kort i systemet teamet allerede bruker.
Slik kan et utfylt prosjektnotat se ut
Eksemplet nedenfor viser et presentasjonsoppdrag. Legg inn lenker til konkrete meldinger og filversjoner i ditt eget prosjektnotat. Hent beløpene fra avtalen med kunden; notatet i seg selv fastsetter ingen pris.
| Hva bør lagres? | Eksempel med presentasjon |
|---|---|
| Opprinnelig omfang | Presentasjon for ledelsen og én tilbakemeldingsrunde; lenke til akseptert tilbud |
| Avtalt endring | Ekstra kortversjon for salgsteamet; lenke til meldingen som godkjenner pristillegget |
| Fortsatt uavklart | Kunden vurderer et annet språk; pris og tidsplan er ikke avtalt |
| Levert arbeid | Lenker til hovedpresentasjonen og salgsversjonen med leveringsdatoer |
| Faktureringsgrunnlag | Tilbudspris pluss avtalt tillegg; beskrivelse av begge ferdige leveranser |
Et ekstra ønske er ikke en avtalt endring
Forskjellen mellom «kunden spurte» og «vi avtalte» forsvinner lett i en lang tråd. Spør noen om enda en språkversjon, før den som et åpent spørsmål foreløpig. Ta den med i faktureringsgrunnlaget etter den faktiske avtalen, ikke bare fordi en kollega har begynt å jobbe.
Noter endringen mens dere diskuterer den: Hva legges til eller tas bort, hva betyr det for pris og tidsplan, og hvor finnes godkjenningen? Send en kort oppsummering til deltakerne etter en samtale. Før de svarer, har du dokumentert din forståelse, men vet ikke sikkert om alle deler den.
Sammenlign ved fakturering i stedet for å lete fra bunnen av
Åpne den siste avtalen og det leverte arbeidet via prosjektnotatet. For hver fakturalinje skal du kunne vise hva den omfatter, og hvor beløpet kommer fra. I eksemplet gjelder det hovedpresentasjonen og den avtalte kortversjonen; det mulige ekstra språket holdes utenfor.
Legg etter utsending til en lenke til fakturaen og meldingen den ble sendt med. Ikke før betalinger dobbelt hvis du allerede følger dem opp pålitelig et annet sted. Notatet skal hjelpe deg og en kollega med å forklare prosjektet, ikke skape enda et sted der samme opplysninger oppdateres for hånd.