Le devis initial ne raconte pas toujours toute la mission
Prenons la création d’une présentation. Le devis prévoit une version et un aller-retour de corrections. En cours de route, le client demande une version courte pour l’équipe commerciale. Vous acceptez cet ajout dans le chat, alors que le devis se trouve dans les e-mails. Pour expliquer l’écart de prix au moment de facturer, il faut retrouver les deux échanges.
Vous n’avez pas besoin d’un nouveau logiciel de projet. Il vous faut un endroit qui renvoie vers l’accord à jour, les modifications validées et les fichiers livrés. Une note dans la fiche client ou une carte dans l’outil déjà utilisé par l’équipe peut suffire.
Exemple de fiche projet remplie
Reprenons le projet de présentation. Dans votre propre fiche, ajoutez des liens vers les messages et les versions précises des fichiers. Reportez les prix convenus avec le client : la fiche ne les détermine pas à votre place.
| À conserver | Exemple de la présentation |
|---|---|
| Périmètre initial | Présentation pour la direction et un aller-retour de corrections ; lien vers le devis accepté |
| Modification convenue | Version courte supplémentaire pour l’équipe commerciale ; lien vers le message acceptant le supplément |
| Point encore ouvert | Le client envisage une autre langue ; prix et délai non convenus |
| Travail livré | Liens vers la présentation principale et la version commerciale, avec les dates de livraison |
| Base de facturation | Prix du devis et supplément convenu ; description des deux livrables terminés |
Une demande supplémentaire n’est pas encore un accord
Dans un long fil de discussion, on perd facilement la différence entre « le client a demandé » et « nous avons convenu ». S’il évoque une version dans une autre langue, gardez-la pour l’instant parmi les points ouverts. Pour la facturation, appuyez-vous sur l’accord réel, pas seulement sur le fait qu’un collègue a commencé à travailler dessus.
Consignez la modification pendant que vous en parlez : ce qui s’ajoute ou disparaît, les effets sur le prix et le délai, et l’endroit où figure l’accord. Après un appel, envoyez un bref récapitulatif aux participants. Tant qu’ils n’ont pas répondu, vous avez une trace de votre compréhension, pas la certitude qu’elle est partagée.
Au moment de facturer, comparez plutôt que reconstituer
Revenez à la fiche et ouvrez le dernier accord à côté du travail livré. Pour chaque ligne de facture, vous devriez pouvoir expliquer ce qu’elle couvre et d’où vient le montant. Ici, il s’agit de la présentation principale et de la version courte convenue ; la langue supplémentaire envisagée reste à part.
Après l’envoi, ajoutez le lien vers la facture et son message d’envoi. Ne recopiez pas le suivi des paiements s’il est déjà fiable ailleurs. Cette fiche doit vous aider, vous et vos collègues, à expliquer le projet, pas créer un second endroit où saisir les mêmes informations.