Votre donneur d’ordre ne s’occupe pas forcément des factures

Imaginez une première mission pour une petite entreprise. Le dirigeant accepte le devis, le marketing vérifie le travail livré, puis la comptabilité vous demande une référence de projet et le nom de la personne chargée de la validation. Chacun connaît une partie du dossier ; personne n’en a une vue complète.

N’attendez pas le jour de la facturation pour en parler. Dès que le périmètre est convenu, demandez à votre interlocuteur comment l’envoi se déroule dans son entreprise. Inutile de créer un formulaire supplémentaire : un court message conservé avec le projet suffit.

Cinq questions à poser aux bonnes personnes

Distinguez la validation du travail, l’accord sur le prix et la réception du document. Une seule personne peut gérer les trois, ou trois personnes différentes intervenir. Renseignez-vous sur le fonctionnement de ce client plutôt que de reprendre celui de la mission précédente.

  • Qui confirme que le travail livré correspond à l’accord ?
  • Qui traite les changements de périmètre ou de prix ?
  • À quelle entité faut-il adresser la facture ?
  • À quelle adresse e-mail ou sur quel portail faut-il l’envoyer ?
  • Quelle référence interne le client utilise-t-il pour identifier le projet ?

Proposez un récapitulatif plutôt qu’un questionnaire vide

Plus vous indiquez les informations déjà connues, plus il sera facile de vous répondre. Reprenez le périmètre convenu et les interlocuteurs identifiés, puis faites confirmer les points incertains. Par exemple :

Sélectionnez le texte, copiez-le dans un e-mail et complétez les informations entre crochets.

Facture reçue ne veut pas dire travail validé ou paiement effectué

Avant le premier envoi, comparez la facture au dernier accord, pas seulement au devis initial. Si un élément a été ajouté en cours de projet, vous devez aussi pouvoir retrouver le prix convenu pour cet ajout. Utilisez ensuite le canal demandé et, avec un nouvel interlocuteur, vérifiez la bonne réception.

« Nous l’avons reçue » confirme la réception du document. Cela ne signifie pas automatiquement que le travail est accepté, que la validation interne est terminée ou que le paiement est fait. Suivez ces étapes séparément. Si la facture vous revient, cherchez pourquoi : une mauvaise adresse n’appelle pas la même réponse qu’une question sur le prix.

Conservez les informations confirmées dans le dossier client pour la prochaine mission. HeyRup traite les PDF reçus dans votre messagerie ; vos propres factures clients restent dans l’outil où vous gérez déjà cette activité. L’essentiel est de ne pas recommencer la même conversation à chaque projet.