Poprzedni miesiąc nie zawsze jest dobrym wzorem

W tym fikcyjnym przykładzie wrześniowa faktura obejmuje stałą opiekę nad pierwotną stroną i jednorazową aktualizację podstrony, już wykonaną i zafakturowaną. Następnie klient potwierdza opiekę nad kolejną stroną od października. Wrześniowy dokument jest więc punktem odniesienia, a nie gotową fakturą październikową: zawiera zakończoną pracę i nie obejmuje nowej usługi.

Przy każdym stałym kliencie zachowaj aktualne ustalenia: co obejmuje regularna cena, jaki jest okres rozliczenia i dokąd wysłać fakturę. Obok zapisuj zmiany i jednorazowe prace. Nie wymaga to osobnego systemu; chodzi o to, by przy kopiowaniu dokumentu nie zgadywać, które pozycje nadal obowiązują.

Oddziel stałą usługę, zmiany czasowe i dodatki

W projekcie październikowej faktury zachowaj opiekę nad pierwotną stroną, usuń już zafakturowaną aktualizację i dodaj kolejną stronę zgodnie z zakresem i ceną potwierdzonymi na październik. Jeśli część usługi jest czasowo wstrzymana, najpierw znajdź ustalenia dotyczące okresu i ceny. Samo usunięcie pracy z projektu nie określa sposobu zmiany kwoty.

Przed przygotowaniem kolejnej faktury odpowiedz na poniższe pytania. Nie służą automatycznemu przeliczaniu ceny — pomagają ustalić, co trzeba potwierdzić z klientem.

  • Czy stały zakres i uzgodniona cena pozostają bez zmian?
  • Czy usługa trwała przez cały okres rozliczenia, czy ustaliliście przerwę?
  • Czy jednorazowy dodatek ma znaleźć się tylko na tej fakturze?
  • Od którego okresu obowiązuje uzgodniona zmiana?
  • Czy klient nadal korzysta z tego samego kontaktu lub portalu do faktur?

Zapisz, od kiedy obowiązuje zmiana

Gotowa notatka do przykładu może brzmieć: „Październik: opieka nad pierwotną i dodatkową stroną zgodnie z potwierdzonym zakresem i ceną. Jednorazowa aktualizacja zafakturowana we wrześniu — nie powtarzać. Dodatkowa strona od października; wcześniejsze okresy bez zmian”. W swojej ewidencji dodaj odnośnik do rzeczywistego potwierdzenia klienta. Zastępująca Cię osoba zobaczy, co się zmieniło i dlaczego.

Tak samo zapisz uzgodniony sposób rozliczenia czasowej przerwy. Mniejsza liczba przepracowanych godzin sama w sobie nie określa kwoty zgodnej z ustaleniami. Jeśli cena pozostaje otwarta, wyjaśnij ją z osobą prowadzącą współpracę przed wysłaniem faktury.

Po wysłaniu zachowaj przy projekcie faktycznie wysłaną fakturę i aktualny kontakt lub portal do fakturowania. W tym październikowym przykładzie podstawą kolejnego miesiąca jest opieka nad obiema stronami; jednorazowa wrześniowa aktualizacja nie wraca. Zastępca sprawdza nowe zmiany w notatce i ustaleniach, zamiast zgadywać na podstawie poprzedniego PDF.