Forrige måned er ikke alltid riktig utgangspunkt

I dette fiktive eksemplet inneholder septemberfakturaen fast vedlikehold av det opprinnelige nettstedet og en engangsoppdatering av en side som allerede er levert og fakturert. Kunden bekrefter deretter vedlikehold av enda et nettsted fra oktober. Septemberfakturaen er dermed en referanse, ikke en ferdig oktoberfaktura: den inneholder avsluttet arbeid og mangler den nye avtalte tjenesten.

Behold den aktuelle avtalen for hver faste kunde: Hva dekker den faste prisen, hvilken periode faktureres, og hvor skal fakturaen sendes? Noter endringer og engangsarbeid ved siden av. Et eget system er ikke nødvendig; du skal bare slippe å gjette hvilke linjer som fortsetter når du kopierer dokumentet.

Skill fast tjeneste fra midlertidige endringer og tillegg

Lag oktoberutkastet ved å beholde vedlikeholdet av det opprinnelige nettstedet, fjerne engangsoppdateringen som allerede er fakturert, og legge til det andre nettstedet etter omfang og pris bekreftet for oktober. Er en del av tjenesten midlertidig pauset, finn først avtalen om perioden og prisen. Å fjerne arbeid fra utkastet avgjør ikke i seg selv hvordan beløpet skal endres.

Gå gjennom disse spørsmålene før neste faktura. De ber deg ikke beregne prisen på nytt automatisk, men hjelper deg å se hva som må bekreftes med kunden.

  • Er det faste omfanget og den avtalte prisen uendret?
  • Løp tjenesten gjennom hele faktureringsperioden, eller hadde dere avtalt en pause?
  • Skal et engangstillegg bare være med på denne fakturaen?
  • Fra hvilken periode gjelder en avtalt endring?
  • Bruker kunden fortsatt samme fakturakontakt eller portal?

Noter når endringen begynner å gjelde

Et ferdig notat til eksemplet kan være: «Oktober: vedlikehold av opprinnelig og ekstra nettsted etter bekreftet omfang og pris. Engangsoppdatering fakturert i september — ikke gjenta. Ekstra nettsted fra oktober; tidligere perioder uendret.» Legg inn den faktiske kundebekreftelsen i ditt eget notat. En kollega ser da hva som er endret og hvorfor.

Dokumenter på samme måte hva dere har avtalt om en midlertidig pause. Færre arbeidstimer forteller ikke alene hvilket beløp som følger avtalen. Er prisen fortsatt uavklart, ta det med personen som følger opp samarbeidet før fakturaen sendes.

Lagre fakturaen som faktisk ble sendt, og oppdatert fakturakontakt eller portal med prosjektet. I oktobereksemplet er vedlikehold av begge nettstedene grunnlaget for neste måned; engangsoppdateringen fra september kommer ikke tilbake. Den som erstatter deg, kontrollerer nye endringer mot notatet og avtalen i stedet for å gjette fra forrige PDF-fil.