Il mese scorso non è sempre il punto di partenza giusto

In questo esempio ipotetico, la fattura di settembre comprende la manutenzione del sito originale e un aggiornamento una tantum di una pagina, già consegnato e fatturato. Il cliente conferma poi la manutenzione di un altro sito da ottobre. La fattura di settembre è quindi un riferimento, non una fattura di ottobre pronta: contiene un lavoro concluso e non comprende il nuovo servizio concordato.

Conserva l’accordo attuale per ogni cliente ricorrente: cosa comprende il prezzo abituale, quale periodo copre e dove inviare la fattura. Affianca le modifiche e i lavori una tantum. Non serve un sistema separato; devi semplicemente sapere quali voci continuano, senza indovinarlo quando copi il documento.

Distingui servizio abituale, variazioni temporanee ed extra

Prepara la bozza di ottobre mantenendo la manutenzione del sito originale, eliminando l’aggiornamento già fatturato e aggiungendo l’altro sito secondo attività e prezzo confermati per ottobre. Se una parte del servizio è sospesa temporaneamente, cerca prima l’accordo sul periodo e sul prezzo interessati. Eliminare un lavoro dalla bozza non stabilisce, da solo, come modificare l’importo.

Prima di preparare la prossima fattura, passa in rassegna queste domande. Non servono a ricalcolare automaticamente il prezzo, ma a individuare ciò che va confermato con il cliente.

  • Il servizio ricorrente e il prezzo concordato sono rimasti invariati?
  • Il servizio ha coperto tutto il periodo o avete concordato una pausa?
  • L’extra una tantum riguarda soltanto questa fattura?
  • Da quale periodo si applica la modifica concordata?
  • Il cliente usa ancora lo stesso contatto o portale di fatturazione?

Annota da quando vale la modifica

Una nota completa per questo esempio potrebbe essere: «Ottobre: manutenzione del sito originale e di quello aggiuntivo secondo attività e prezzo confermati. Aggiornamento una tantum fatturato a settembre — non ripetere. Sito aggiuntivo da ottobre; periodi precedenti invariati». Nel tuo registro, collega la conferma effettiva del cliente. Un collega vedrà che cosa cambia rispetto al mese scorso e perché.

Registra nello stesso modo ciò che avete concordato per una pausa temporanea. Aver lavorato meno ore non determina, da solo, l’importo coerente con l’accordo. Se il prezzo è ancora da chiarire, risolvi il punto con chi segue il servizio prima di inviare la fattura.

Dopo l’invio, conserva nel progetto la fattura effettivamente inviata e il contatto o portale di fatturazione aggiornato. In questo esempio di ottobre, la manutenzione di entrambi i siti è la base del mese successivo; l’aggiornamento una tantum di settembre non ritorna. Chi ti sostituisce verifica le nuove modifiche nella nota e nell’accordo, senza dedurle dal PDF precedente.