Luna trecută nu este întotdeauna modelul potrivit

În acest exemplu fictiv, factura din septembrie include mentenanța site-ului inițial și o actualizare punctuală a unei pagini, deja livrată și facturată. Clientul confirmă apoi mentenanța altui site din octombrie. Factura din septembrie este, așadar, o referință, nu o factură de octombrie gata pregătită: conține o lucrare încheiată și nu include noul serviciu convenit.

Păstrează înțelegerea actuală pentru fiecare client recurent: ce include prețul obișnuit, perioada facturată și unde se trimite documentul. Notează alături modificările și lucrările ocazionale. Nu ai nevoie de un sistem separat; trebuie doar să știi ce poziții continuă, fără să ghicești atunci când copiezi factura.

Separă serviciul obișnuit, schimbările temporare și lucrările ocazionale

Pregătește ciorna pentru octombrie păstrând mentenanța site-ului inițial, eliminând actualizarea deja facturată și adăugând al doilea site conform serviciului și prețului confirmate pentru octombrie. Dacă o parte a serviciului este suspendată temporar, găsește mai întâi acordul despre perioada și prețul afectate. Eliminarea unei lucrări din ciornă nu stabilește singură cum se modifică suma.

Înainte de următoarea factură, parcurge întrebările de mai jos. Nu sunt instrucțiuni pentru recalcularea automată a prețului, ci te ajută să vezi ce trebuie confirmat cu clientul.

  • Serviciul recurent și prețul convenit au rămas neschimbate?
  • Serviciul a fost prestat pe toată perioada sau ați convenit o pauză?
  • Lucrarea ocazională este inclusă doar în această factură?
  • Din ce perioadă se aplică modificarea convenită?
  • Clientul folosește în continuare același contact sau portal de facturare?

Notează de când se aplică modificarea

O notă completă pentru exemplu poate spune: „Octombrie: mentenanța site-ului inițial și a celui suplimentar conform serviciului și prețului confirmate. Actualizare punctuală facturată în septembrie — nu se repetă. Site suplimentar din octombrie; perioadele anterioare neschimbate”. În nota ta, adaugă confirmarea reală a clientului. Un coleg vede astfel ce s-a schimbat și de ce.

Notează în același fel ce ați convenit pentru o pauză temporară. Faptul că echipa a lucrat mai puține ore nu stabilește, singur, suma care corespunde înțelegerii. Dacă prețul este încă neclar, rezolvă întrebarea cu persoana care gestionează colaborarea înainte să trimiți factura.

După trimitere, păstrează la proiect factura efectiv trimisă și contactul sau portalul de facturare actual. În exemplul din octombrie, mentenanța ambelor site-uri este baza pentru luna următoare; actualizarea punctuală din septembrie nu revine. Colegul care te înlocuiește verifică schimbările noi în notă și acord, în loc să le ghicească din PDF-ul anterior.