La ett prosjekt klare seg uten svar fra hukommelsen din

En kollega skal sende en faktura mens du er borte. Filen er der, men det er uklart om arbeidet er godkjent, hvor fakturaen skal sendes, og hvorfor beløpet er høyere enn tilbudet. Kollegaen kommer ikke videre uten deg, selv om det meste finnes et sted i bedriften.

Velg et vanlig pågående prosjekt og be en kollega gå gjennom det mens du fortsatt er tilgjengelig. Personen skal ikke sende eller endre noe, men finne status, hente frem opplysningene og forklare neste steg. Noter hvert spørsmål som krever et svar fra deg.

Fyll det konkrete hullet i stedet for å utvide håndboken

Er prisen uklar, legg en lenke til den siste bekreftede avtalen ved prosjektet. Ligger en leveranse utilgjengelig i ditt personlige lagringsområde, ordne en tilgjengelig arbeidskopi i bedriftens godkjente område. Mangler fakturamottakeren, lagre den bekreftede kontakten med kunden.

En lang forklaring om hvor filer vanligvis ligger, erstatter ikke en manglende fil i et bestemt prosjekt. La kollegaen gjenta steget med sin egen konto når mangelen er rettet. Sjekk tilgang gjennom riktige rettigheter, ikke ved å dele passordet ditt.

Avtal hva kollegaen kan gjøre selv

Avlastning betyr ikke at noen må overta alle beslutningene dine. Skill rutinearbeid fra endringer som skal vente. En kort avtale kan dekke disse tre situasjonene; velg de faktiske grensene for bedriften din.

  • Bekreftede opplysninger og mottaker finnes: Kollegaen kan fullføre den vanlige overleveringen som avtalt.
  • Kunden ber om endret pris eller omfang: Kollegaen noterer spørsmålet og sender det til den utpekte personen.
  • Opplysninger motsier hverandre eller godkjenning mangler: Kollegaen dokumenterer usikkerheten og lar saken stå åpen i stedet for å gjette.

Et annet prosjekt viser om dere har løst mer enn ett unntak

Gi kollegaen et annet prosjekt etter første forsøk. Nå bør det være tydelig hvor avtalen, levert arbeid og kontakter finnes. Dukker samme mangel opp igjen, forbedre den vanlige måten å lagre informasjon på i stedet for å rette enda et enkeltdokument.

Lag før avreise en kort liste over hva som trolig kommer opp i løpet av uken, hvem som tar over, og hva som skal vente. Se etter hjemkomst på hva som fortsatt trengte din hjelp. Målet er ikke en bedrift uten spørsmål, men en kollega som trenger deg til en faktisk beslutning, ikke til en adresse som har forsvunnet i innboksen.