Kokeile yhden projektin etenemistä ilman muistinvaraisia vastauksia

Kuvittele, että työkaverin pitää lähettää lasku poissa ollessasi. Hän löytää tiedoston mutta ei tiedä, hyväksyttiinkö työ, minne lasku lähetetään tai miksi se on tarjousta suurempi. Hän ei pääse eteenpäin ilman sinua, vaikka valtaosa tiedoista on jossain yrityksessä.

Valitse yksi tavallinen keskeneräinen projekti ja pyydä työkaveria käymään se läpi, kun olet vielä tavoitettavissa. Hänen ei pidä lähettää tai muuttaa mitään. Tehtävänä on selvittää nykytilanne, löytää tarvittavat tiedot ja kertoa, mitä hän tekisi seuraavaksi. Kirjaa jokainen kysymys, jonka vuoksi hän joutuu kääntymään puoleesi.

Korjaa kyseinen puute käsikirjan kasvattamisen sijaan

Jos hinta on epäselvä, lisää projektiin linkki viimeisimpään vahvistettuun sopimukseen. Jos valmis työ on henkilökohtaisessa tallennustilassasi muiden ulottumattomissa, järjestä saatavilla oleva työkopio hyväksyttyyn yritystilaan. Jos laskun vastaanottaja puuttuu, tallenna vahvistettu yhteystieto asiakkaan kohdalle.

Pitkä ohje tiedostojen tavanomaisista sijainneista ei korvaa tietyn projektin puuttuvaa tiedostoa. Kun puute on korjattu, anna työkaverin toistaa vaihe omalla tilillään. Varmista pääsy sopivilla käyttöoikeuksilla, älä jakamalla salasanaasi.

Sovi, mitä sijainen voi tehdä itsenäisesti

Sijaisuus ei tarkoita kaikkien päätöstesi siirtämistä toiselle. Erota tavallinen työ muutoksista, joiden tulee odottaa. Lyhyt sopimus voi kattaa nämä kolme tilannetta; valitse varsinaiset rajat yrityksesi tarpeisiin.

  • Vahvistetut tiedot ja vastaanottaja ovat saatavilla: työkaveri voi hoitaa tavallisen toimituksen sovitusti.
  • Asiakas pyytää hinnan tai työn sisällön muutosta: työkaveri kirjaa kysymyksen ja välittää sen nimetylle henkilölle.
  • Tiedot ovat ristiriitaisia tai hyväksyntä puuttuu: työkaveri kirjaa epäselvyyden ja jättää asian avoimeksi arvaamisen sijaan.

Toinen projekti paljastaa, korjasitko muutakin kuin yhden poikkeuksen

Anna ensimmäisen kokeilun jälkeen työkaverille toinen projekti. Hänen pitäisi nyt tietää, mistä sopimus, toimitettu työ ja yhteystiedot löytyvät. Jos sama puute toistuu, paranna tavallista tietojen tallennustapaa sen sijaan, että paikkaisit vielä yhden asiakirjan.

Tee ennen lähtöä lyhyt lista viikon aikana todennäköisesti tulevista asioista, sijaisista ja sinua odottavista päätöksistä. Palattuasi käy läpi, missä apuasi edelleen tarvittiin. Tavoite ei ole kysymyksetön yritys, vaan työkaveri, joka tarvitsee sinua todelliseen päätökseen eikä postilaatikkoosi kadonneen osoitteen etsimiseen.