Zehn Postfächer und eine Rechnung

Eines Tages musste ich eine Rechnung finden. Ich wusste, von welchem Lieferanten ich sie erwartete, aber nicht, in welchem Postfach sie gelandet war oder von welcher Adresse er sie verschickte.

Also durchsuchte ich nach und nach ungefähr zehn E-Mail-Postfächer. Einige liegen bei Gmail, mein berufliches Postfach bei einem Hostinganbieter. Je länger ich suchte, desto mehr fluchte ich. Ich brauchte einen einzigen Beleg und verbrachte meine Zeit damit, E-Mails zu durchforsten.

Ungefähr hier begann die Geschichte von HeyRup.

Meine Buchhalterin hat Geduld mit mir

Lange lief die Belegübergabe bei mir so: Meine Buchhalterin musste mir monatelang hinterherlaufen, bis ich ihr endlich die Rechnungen gab. Es würde mich nicht wundern, wenn sie zu Hause eine Voodoo-Puppe mit meinem Namen hätte.

Ich wusste, dass sie die Belege brauchte. Und dass ich sie irgendwann ohnehin suchen musste. Trotzdem schob ich es vor mir her.

Ich probierte Erinnerungen, Aufgaben und Zeitblöcke im Kalender. Doch wenn die Benachrichtigung kam, wartete dieselbe Arbeit: E-Mail öffnen, Rechnung suchen, irgendwo hochladen oder weiterleiten. Dann das Ganze mit der nächsten Rechnung.

Schon die Vorstellung dieser lästigen Arbeit reichte aus, damit ich lieber fast alles andere tat.

Was mir die ADHS-Diagnostik verständlicher gemacht hat

Dieses Jahr habe ich eine ADHS-Diagnostik durchlaufen. Das half mir zu verstehen, warum manche dieser Tätigkeiten für mich so schwierig sind. Bei mir persönlich spielt ADHS dabei eine Rolle.

Ich kann nicht für alle Menschen mit ADHS sprechen. Meine Erfahrung ist: Ich kann wissen, dass etwas wichtig ist, Zeit dafür reservieren und trotzdem wiederholt nicht dazu kommen. Eine weitere Erinnerung zeigt mir dann vor allem, was immer noch unerledigt ist.

Deshalb suchte ich nach einer Möglichkeit, die Arbeit mit Rechnungen selbst zu vereinfachen. Ich wollte ein Werkzeug, das meine Postfächer durchsucht und mir hilft, die Belege zu finden.

Ich fand nichts, das zu meinen Anforderungen passte. Also beschloss ich, HeyRup zu entwickeln.

Zuerst brauchte ich es selbst

Ich nutzte HeyRup schon für mich, bevor ich es öffentlich anbot. In meiner eigenen Einrichtung ließ ich Rechnungen automatisch suchen und weitergeben.

Die paar Minuten Einrichtung am Anfang haben sich für mich gelohnt. Seitdem schlafe ich, ganz ehrlich, besser. Es tut gut, eine Sache weniger im Kopf zu haben, um die ich mich längst hätte kümmern sollen.

Aus dieser persönlichen Nutzung entsteht nach und nach ein Produkt für andere. Zum öffentlichen Start beginnen wir mit IMAP-Postfächern: PDF-Rechnungen finden, sortieren, prüfen und an die Buchhaltung senden. Der Gmail-Konnektor folgt später.

Mein ursprüngliches Anliegen bleibt gleich. Rechnungen kommen per E-Mail, und ich brauche sie an einem Ort, ohne jedes Mal wieder alle Postfächer durchsuchen zu müssen.

Ich möchte mehr Raum für mein Unternehmen

Als ich mit anderen Unternehmern darüber sprach, stellte sich heraus, dass auch sie die Rechnungssuche mühsam finden.

Sie wollen gestalten, aufbauen, verkaufen und mit Kunden sprechen. Genau dafür möchte auch ich Zeit haben. Die Buchhaltung braucht aber Unterlagen. Von HeyRup erwarte ich nicht noch eine Erinnerung, wann ich anfangen soll, sondern weniger Sucharbeit. Findet das Werkzeug PDFs desselben Lieferanten für zwei Unternehmen, soll es sie zur Unterscheidung vorbereiten und nicht ungeprüft eine Buchhaltung auswählen. Bei einem unklaren Beleg will ich Empfänger und Übergabe selbst entscheiden. Ein Dokument, das nur im Lieferantenportal liegt, muss ich dort beschaffen.

Die Suche nach einer Rechnung in zehn Postfächern hat mir noch keine einzige tschechische Krone eingebracht. Zeit und Platz im Kopf hat sie mich allerdings gekostet.

HeyRup entstand aus dieser ziemlich alltäglichen Frustration. Ich wollte mir etwas erleichtern, an dem ich immer wieder scheitere. Wenn Sie sich darin wiedererkennen, könnte es auch Ihnen helfen.