Dez caixas de correio e uma fatura

Um dia precisava de encontrar uma fatura. Sabia de que fornecedor a esperava, mas não fazia ideia em que caixa de correio tinha chegado nem de que endereço a enviava.

Fui então procurar, uma a uma, em cerca de dez caixas de correio. Algumas estão no Gmail, a profissional está num fornecedor de alojamento. Quanto mais procurava, mais praguejava. Precisava de um único documento e estava a gastar tempo a vasculhar emails.

Foi mais ou menos aí que o HeyRup começou a ganhar forma.

A minha contabilista tem paciência comigo

Durante muito tempo, entregar documentos significava que a minha contabilista me perseguia durante meses para finalmente receber as faturas. Não me admirava que tivesse em casa um boneco de vodu com o meu nome.

Sabia que precisava daqueles documentos. Também sabia que mais cedo ou mais tarde teria de os encontrar. Mesmo assim, adiava.

Experimentei lembretes, tarefas e blocos de tempo no calendário. Mas, quando chegava a notificação, o trabalho era o mesmo: abrir o email, encontrar a fatura, carregá-la para algum lado ou enviá-la. E repetir com a seguinte.

Só de pensar naquela tarefa aborrecida, preferia fazer quase qualquer outra coisa.

O que a avaliação da PHDA me ajudou a perceber

Este ano passei por uma avaliação diagnóstica de PHDA. Ajudou-me a perceber por que razão algumas tarefas deste género me são tão difíceis. No meu caso, sinto que a PHDA tem influência.

Não posso falar por todas as pessoas com PHDA. A minha experiência é esta: posso saber que algo é importante, reservar tempo e continuar sem conseguir pegar na tarefa. Mais um lembrete acaba por me recordar sobretudo o que ainda não fiz.

Por isso, comecei a procurar uma forma de simplificar o próprio trabalho com as faturas. Queria uma ferramenta que percorresse as minhas caixas de correio e me ajudasse a encontrar os documentos.

Não encontrei nada que correspondesse ao que precisava. Por isso, decidi criar o HeyRup.

Primeiro, precisava dele para mim

Comecei a usar o HeyRup para mim antes de o disponibilizar ao público. Na minha própria configuração, usava-o para encontrar faturas automaticamente e encaminhá-las.

Aqueles poucos minutos de configuração inicial valeram a pena para mim. Desde então, sinceramente, durmo melhor. É bom ter menos uma coisa a voltar-me à cabeça a dizer que já devia mesmo tê-la resolvido.

Desse uso pessoal está a nascer um produto para outras pessoas. Para o lançamento público, começamos com caixas ligadas por IMAP: encontrar faturas PDF, classificá-las, verificá-las e enviá-las ao contabilista. O conector Gmail será acrescentado mais tarde.

A minha necessidade inicial continua igual. As faturas chegam por email e preciso de as reunir num só sítio sem voltar a procurar em todas as caixas de cada vez.

Quero mais espaço para o meu negócio

Quando comecei a falar com outros empreendedores, percebi que procurar faturas também os incomodava.

Querem criar, construir, vender e falar com os clientes. É a isso que também quero dedicar o meu tempo, mas a contabilista precisa dos documentos. Do HeyRup não espero mais um lembrete para começar: quero reduzir a própria pesquisa. Se encontrar PDF do mesmo fornecedor para duas empresas, deve prepará-los para os distinguir, não escolher o contabilista sem verificação. Nos documentos duvidosos, quero decidir o destinatário e a entrega. Um documento que esteja apenas no portal do fornecedor terá de ser obtido lá.

Procurar uma fatura em dez caixas de correio nunca me rendeu sequer uma coroa checa. Em contrapartida, ocupou-me tempo e espaço mental.

O HeyRup nasceu desta frustração bastante comum. Precisava de facilitar algo em que tropeço repetidamente. Se se revê nesta história, talvez também lhe seja útil.