Kymmenen postilaatikkoa ja yksi lasku
Eräänä päivänä minun piti löytää lasku. Tiesin, miltä toimittajalta odotin sitä, mutta en tiennyt, mihin postilaatikkoon se oli saapunut tai mistä osoitteesta se lähetettiin.
Kävin siis läpi noin kymmenen sähköpostitiliä, yhden kerrallaan. Osa on Gmailissa, työsähköpostini on webhotellipalvelussa. Mitä kauemmin etsin, sitä enemmän kiroilin. Tarvitsin yhden tositteen ja käytin aikaani sähköpostien penkomiseen.
Suunnilleen siitä HeyRup alkoi saada muotonsa.
Kirjanpitäjälläni riittää kärsivällisyyttä
Pitkään tositteiden toimittaminen tarkoitti sitä, että kirjanpitäjäni patisti minua kuukausia saadakseen lopulta laskut. En yllättyisi, jos hänellä olisi kotona nimelläni varustettu voodoo-nukke.
Tiesin, että hän tarvitsi asiakirjat. Tiesin myös, että minun olisi lopulta joka tapauksessa löydettävä ne. Silti lykkäsin asiaa.
Kokeilin muistutuksia, tehtäviä ja kalenterivarauksia. Mutta ilmoituksen saapuessa edessä oli sama työ: avaa sähköposti, etsi lasku, lataa se jonnekin tai lähetä eteenpäin. Sitten sama seuraavan laskun kanssa.
Pelkkä ajatus tästä tylsästä tehtävästä sai minut tekemään mieluummin melkein mitä tahansa muuta.
Mitä ADHD-tutkimukset auttoivat ymmärtämään
Kävin tänä vuonna ADHD-tutkimuksissa. Ne auttoivat ymmärtämään, miksi jotkin tällaiset tehtävät ovat minulle niin vaikeita. Omalla kohdallani koen, että ADHD vaikuttaa asiaan.
En voi puhua kaikkien ADHD-ihmisten puolesta. Oma kokemukseni on tämä: voin tietää asian tärkeäksi, varata sille aikaa ja silti jättää sen toistuvasti tekemättä. Uusi muistutus muistuttaa silloin lähinnä siitä, mikä on yhä kesken.
Siksi aloin etsiä tapaa helpottaa itse laskutyötä. Halusin työkalun, joka kävisi postilaatikkoni läpi ja auttaisi löytämään tositteet.
En löytänyt tarpeisiini sopivaa ratkaisua. Päätin siis luoda HeyRupin.
Tarvitsin sitä ensin itse
Aloin käyttää HeyRupia itse ennen kuin tarjosin sitä julkisesti. Omassa kokoonpanossani käytin sitä laskujen automaattiseen etsimiseen ja välittämiseen eteenpäin.
Muutaman minuutin alkuasetukset olivat minulle vaivan arvoisia. Sen jälkeen olen rehellisesti sanottuna nukkunut paremmin. On mukavaa, kun mielessä pyörii yksi asia vähemmän muistuttamassa, että se pitäisi jo todella hoitaa.
Omasta käytöstäni kasvaa vähitellen tuote muille. Julkisessa avauksessa aloitamme IMAP-sähköpostilaatikoista: PDF-laskujen etsimisestä, lajittelusta, tarkistamisesta ja lähettämisestä kirjanpitäjälle. Gmail-yhteys tulee myöhemmin.
Alkuperäinen tarpeeni ei ole muuttunut. Laskut tulevat sähköpostiin, ja tarvitsen ne yhteen paikkaan ilman kaikkien postilaatikoiden penkomista joka kerta uudelleen.
Haluan enemmän tilaa yrittämiselle
Kun puhuin muiden yrittäjien kanssa, kävi ilmi, että laskujen etsiminen vaivasi heitäkin.
He haluavat luoda, rakentaa, myydä ja keskustella asiakkaiden kanssa. Niihin asioihin haluan minäkin käyttää aikaani, mutta kirjanpitäjä tarvitsee tositteet. En odota HeyRupilta uutta muistutusta aloittamisesta: haluan vähentää itse etsimistä. Jos työkalu löytää saman toimittajan PDF-tiedostoja kahdelle yritykselle, sen pitää valmistella ne eroteltaviksi, ei arvata vastaanottajaa ilman tarkistusta. Epäselvien asiakirjojen vastaanottajan ja lähettämisen haluan päättää itse. Vain toimittajan portaalissa oleva asiakirja pitää hakea sieltä.
Laskun etsiminen kymmenestä postilaatikosta ei ole koskaan tuonut minulle edes yhtä Tšekin korunaa. Aikaa ja tilaa mielessä se on kyllä vienyt.
HeyRup syntyi tästä melko tavallisesta turhautumisesta. Halusin helpottaa asiaa, jonka kanssa kompastelen toistuvasti. Jos tunnistat itsesi tästä, siitä voi olla hyötyä sinullekin.