Dziesięć skrzynek i jedna faktura

Pewnego dnia musiałem znaleźć fakturę. Wiedziałem, od którego dostawcy jej oczekuję, ale nie miałem pojęcia, do której skrzynki przyszła ani z jakiego adresu ją wysyła.

Przeglądałem więc po kolei około dziesięciu skrzynek e-mail. Część mam w Gmailu, służbową u dostawcy hostingu. Im dłużej szukałem, tym więcej przeklinałem. Potrzebowałem jednego dokumentu, a traciłem czas na przekopywanie poczty.

Mniej więcej wtedy zaczął powstawać HeyRup.

Moja księgowa ma do mnie cierpliwość

Przez długi czas przekazywanie dokumentów wyglądało tak, że księgowa ścigała mnie przez kilka miesięcy, żebym wreszcie dostarczył faktury. Nie zdziwiłbym się, gdyby miała w domu laleczkę voodoo z moim imieniem.

Wiedziałem, że potrzebuje tych dokumentów. Wiedziałem też, że w końcu i tak będę musiał je znaleźć. Mimo to odkładałem sprawę.

Próbowałem przypomnień, zadań i blokowania czasu w kalendarzu. Ale gdy przychodziło powiadomienie, czekała ta sama praca: otworzyć pocztę, znaleźć fakturę, gdzieś ją wgrać lub przesłać. A potem powtórzyć to z następną.

Już sama myśl o tej żmudnej czynności sprawiała, że wolałem robić niemal cokolwiek innego.

Co pomogła mi zrozumieć diagnostyka ADHD

W tym roku przeszedłem diagnostykę ADHD. Pomogło mi to zrozumieć, dlaczego niektóre takie czynności są dla mnie tak trudne. W moim przypadku czuję, że ADHD odgrywa w tym rolę.

Nie mogę mówić za wszystkie osoby z ADHD. Moje doświadczenie jest takie: mogę wiedzieć, że coś jest ważne, zarezerwować na to czas i wciąż się za to nie zabierać. Kolejne przypomnienie przypomina mi głównie o tym, czego nadal nie zrobiłem.

Dlatego zacząłem szukać sposobu na uproszczenie samej pracy z fakturami. Chciałem narzędzia, które przejrzy moje skrzynki i pomoże mi znaleźć dokumenty.

Nie znalazłem niczego, co odpowiadałoby moim potrzebom. Postanowiłem więc stworzyć HeyRup.

Najpierw potrzebowałem go sam

Zacząłem używać HeyRupa dla siebie, zanim udostępniłem go publicznie. We własnej konfiguracji służył mi do automatycznego wyszukiwania faktur i przekazywania ich dalej.

Tych kilka minut początkowej konfiguracji było dla mnie warte zachodu. Od tego czasu, całkiem szczerze, lepiej śpię. Dobrze mieć o jedną rzecz mniej, która wraca do głowy z myślą, że już naprawdę należałoby się nią zająć.

Z tego osobistego sposobu pracy stopniowo powstaje produkt dla innych. Przy publicznym starcie zaczynamy od skrzynek IMAP: wyszukiwania faktur PDF, sortowania, kontroli i wysyłki do księgowości. Konektor Gmail dodamy później.

Moja pierwotna potrzeba pozostaje taka sama. Faktury przychodzą e-mailem, a ja potrzebuję ich w jednym miejscu, bez ponownego przeszukiwania wszystkich skrzynek za każdym razem.

Chcę mieć więcej przestrzeni na prowadzenie firmy

Kiedy zacząłem rozmawiać o tym z innymi przedsiębiorcami, okazało się, że wyszukiwanie faktur też im doskwiera.

Chcą tworzyć, budować, sprzedawać i rozmawiać z klientami. Właśnie na to chcę poświęcać czas, ale księgowa potrzebuje dokumentów. Od HeyRupa nie oczekuję kolejnego przypomnienia, kiedy zacząć: chcę ograniczyć samo szukanie. Jeśli znajdzie PDF-y od tego samego dostawcy dla dwóch firm, ma przygotować je do rozróżnienia, a nie wybierać księgowość bez kontroli. Odbiorcę i przekazanie niejasnych dokumentów chcę ustalać sam. Dokument dostępny tylko w portalu dostawcy trzeba będzie pobrać stamtąd.

Samo szukanie faktury w dziesięciu skrzynkach nigdy nie przyniosło mi nawet jednej korony czeskiej. Za to zajmowało mi czas i miejsce w głowie.

HeyRup powstał z tej dość zwyczajnej frustracji. Chciałem ułatwić sobie coś, z czym ciągle sobie nie radzę. Jeśli brzmi to znajomo, może przyda się również Tobie.