Diez buzones y una factura

Un día necesitaba encontrar una factura. Sabía de qué proveedor la esperaba, pero no tenía ni idea de a qué buzón había llegado ni desde qué dirección la enviaba.

Así que fui buscando en unas diez cuentas de correo, una tras otra. Algunas están en Gmail; mi correo de trabajo está en un proveedor de alojamiento. Cuanto más buscaba, más maldecía. Necesitaba un solo documento y estaba perdiendo el tiempo rebuscando entre correos.

Más o menos ahí empezó a tomar forma HeyRup.

Mi contable tiene paciencia conmigo

Durante mucho tiempo, entregar los documentos consistía en que mi contable me persiguiera durante meses para que por fin le pasara las facturas. No me extrañaría que tuviera en casa un muñeco vudú con mi nombre.

Sabía que necesitaba esos documentos. También sabía que tarde o temprano tendría que encontrarlos. Aun así, lo iba dejando.

Probé recordatorios, tareas y bloques de tiempo en el calendario. Pero cuando llegaba el aviso, seguía pendiente lo mismo: abrir el correo, encontrar una factura, subirla a algún sitio o enviarla. Y repetirlo con la siguiente.

Solo pensar en esa tarea tan pesada hacía que prefiriera ponerme a hacer casi cualquier otra cosa.

Lo que me ayudó a entender la evaluación del TDAH

Este año pasé por una evaluación diagnóstica del TDAH. Me ayudó a entender por qué algunas tareas de este tipo me cuestan tanto. En mi caso, siento que el TDAH influye.

No puedo hablar por todas las personas con TDAH. Esta es mi experiencia: puedo saber que algo es importante, reservar tiempo y aun así no llegar a hacerlo una y otra vez. Otro recordatorio me recuerda, sobre todo, lo que sigo sin terminar.

Por eso empecé a buscar cómo simplificar el propio trabajo con las facturas. Quería una herramienta que recorriera mis buzones y me ayudara a localizar los documentos.

No encontré nada que encajara con lo que necesitaba. Así que decidí crear HeyRup.

Primero lo necesitaba para mí

Empecé a usar HeyRup para mí antes de ofrecerlo públicamente. En mi propia configuración lo utilizaba para buscar facturas automáticamente y enviarlas a su destino.

Esos pocos minutos de configuración inicial me merecieron la pena. Desde entonces, sinceramente, duermo mejor. Se agradece tener una cosa menos que me vuelve a la cabeza recordándome que ya debería haberla resuelto.

De ese uso personal está naciendo un producto para otras personas. Para el lanzamiento público empezamos con buzones conectados por IMAP: buscar facturas PDF, clasificarlas, revisarlas y enviarlas al asesor. Añadiremos el conector de Gmail más adelante.

Mi necesidad original sigue siendo la misma. Las facturas llegan por correo electrónico y necesito reunirlas en un sitio sin volver a revisar todos los buzones cada vez.

Quiero más espacio para mi negocio

Cuando empecé a hablar con otros emprendedores, resultó que a ellos también les pesaba tener que buscar facturas.

Quieren crear, construir, vender y hablar con sus clientes. A eso quiero dedicar mi tiempo yo también, pero mi contable necesita los documentos. No espero otro recordatorio de cuándo empezar: quiero que HeyRup reduzca la búsqueda en sí. Si encuentra PDF del mismo proveedor para dos empresas, debe prepararlos para distinguirlos, no elegir el asesor sin revisión. Quiero decidir a quién entregar los documentos dudosos. Si uno solo está en el portal del proveedor, tendré que obtenerlo allí.

Buscar una factura en diez buzones nunca me ha hecho ganar ni una corona checa. Pero sí me ha ocupado tiempo y espacio mental.

HeyRup nació de esa frustración bastante corriente. Necesitaba facilitarme algo en lo que tropiezo una y otra vez. Si te ves reflejado, quizá también te resulte útil.