Dieci caselle e una fattura

Un giorno avevo bisogno di ritrovare una fattura. Sapevo da quale fornitore la aspettavo, ma non avevo idea in quale casella fosse arrivata né da quale indirizzo la inviasse.

Così ho passato in rassegna una decina di caselle email. Alcune sono su Gmail, quella di lavoro è presso un provider di hosting. Più cercavo, più imprecavo. Mi serviva un solo documento e stavo passando il tempo a frugare nelle email.

È più o meno qui che ha iniziato a prendere forma HeyRup.

La mia contabile ha pazienza con me

Per molto tempo, consegnare i documenti significava che la mia contabile doveva rincorrermi per mesi prima di ricevere le fatture. Non mi stupirei se avesse in casa una bambola voodoo con il mio nome.

Sapevo che le servivano quei documenti. Sapevo anche che prima o poi avrei dovuto trovarli. Eppure continuavo a rimandare.

Ho provato promemoria, attività e blocchi di tempo in calendario. Ma quando arrivava la notifica, il lavoro era sempre lì: aprire la posta, trovare la fattura, caricarla da qualche parte o inoltrarla. E poi ricominciare con la successiva.

Solo l’idea di quella seccatura mi spingeva a fare quasi qualsiasi altra cosa.

Cosa mi ha aiutato a capire la valutazione per l’ADHD

Quest’anno ho fatto un percorso di valutazione diagnostica per l’ADHD. Mi ha aiutato a capire perché alcune attività del genere mi risultano così difficili. Nel mio caso, sento che l’ADHD ha un ruolo.

Non posso parlare per tutte le persone con ADHD. La mia esperienza è questa: posso sapere che qualcosa è importante, riservargli del tempo e continuare a non riuscire a mettermici. Un altro promemoria mi ricorda soprattutto quello che non ho ancora fatto.

Per questo ho cercato un modo per semplificare il lavoro stesso sulle fatture. Volevo uno strumento che passasse in rassegna le mie caselle e mi aiutasse a trovare i documenti.

Non ho trovato nulla che rispondesse alle mie esigenze. Così ho deciso di creare HeyRup.

All’inizio serviva a me

Ho iniziato a usare HeyRup per me prima di proporlo al pubblico. Nella mia configurazione personale lo usavo per cercare automaticamente le fatture e passarle a chi doveva riceverle.

Quei pochi minuti di configurazione iniziale per me sono valsi la pena. Da allora, sinceramente, dormo meglio. È bello avere una cosa in meno che mi torna in mente dicendomi che dovrei davvero averla già sistemata.

Da questo uso personale sta nascendo un prodotto per gli altri. Per il lancio pubblico iniziamo con le caselle collegate tramite IMAP: trovare le fatture PDF, classificarle, controllarle e inviarle al commercialista. Aggiungeremo il connettore Gmail in seguito.

La mia esigenza iniziale resta la stessa. Le fatture arrivano via email e devo riunirle in un solo posto senza dover cercare ogni volta in tutte le caselle.

Voglio più spazio per la mia attività

Quando ne ho parlato con altri imprenditori, ho scoperto che anche per loro cercare le fatture era un problema.

Vogliono creare, costruire, vendere e parlare con i clienti. È a questo che voglio dedicare il mio tempo, ma la contabile ha bisogno dei documenti. Da HeyRup non mi aspetto un altro promemoria per cominciare: voglio ridurre la ricerca stessa. Se trova PDF dello stesso fornitore per due imprese, deve prepararli perché possa distinguerli, non scegliere il commercialista senza verifica. Voglio decidere a chi consegnare i documenti dubbi. Se un documento è solo nel portale del fornitore, dovrò recuperarlo lì.

Cercare una fattura in dieci caselle non mi ha mai fatto guadagnare nemmeno una corona ceca. In compenso, mi ha occupato tempo e spazio mentale.

HeyRup è nato da questa frustrazione piuttosto comune. Avevo bisogno di rendere più semplice qualcosa in cui continuo a inciampare. Se ti riconosci in questa storia, potrebbe essere utile anche a te.